Åtte enkle steg skal gjøre advokatene compliant med anti-hvitvaskingsreglene

Nylig har det svenske foretaket Due Compliance etablert seg i det norske teknologimarkedet. Selskapet har utviklet en fullservice programvare for advokaters anti-hvitvaskingsarbeid.

Ifølge gründer Petter Flink trenger ikke advokatene å ta mer en åtte enkle steg gjennom programmet for å ha etterlevd reglene for kundesjekk og risikovurderinger.

– Alle registre og databaser som er aktuelle å ta i bruk er integrert, slik at man ikke trenger å hente informasjon utenfra. Gjør man dette ordentlig, har man oppfylt sitt ansvar i henhold til hvitvaskingsloven, hevder han.

– Når prosessen er klar, får man en full rapport som også inkluderer interne beslutninger. Alt fullføres i programmet.

Åtte steg

Programmets første steg er å identifisere klienten. Videre blir representantene for selskapet identifisert, før steg tre kontrollerer hvilke land som omfattes av oppdraget og deres medfølgende risikonivå.

LES OGSÅ:

Tilsynsrådet vil se «alt» i hvitvaskingstilsyn

Steg fire kartlegger reelle rettighetshavere og alternative reelle rettighetshavere, samt eierskapsstruktur. Deretter kontrolleres disse i steg fem og seks mot sanksjonslistene, i tillegg til nasjonale og internasjonale PEP-lister.

I steg sju gjennomføres risikovurderingene, hvor man legger inn den informasjonen man har tilgjengelig om klienten.

I siste steg, steg åtte, er det opp til advokaten om man tar oppdraget eller ikke.

Mangelfulle risikovurderinger

I Tilsynsrådets årsrapport for 2022 kan man lese at Tilsynsrådet fremdeles erfarer «grunnleggende mangler når det gjelder foretakenes virksomhetsinnrettede risikovurdering. Mangelfull risikoforståelse går igjen ut over evnen til å tilpasse rutiner og internkontroll til den faktiske risikoen og sårbarhetene i foretaket. Problemet synes fortsatt å være knyttet til kopiering av rutine-maler, uten å tilpasse disse til egen virksomhet.»

Nå har de også blitt mer opptatt av at advokatene utvikler eller tar i bruk egne verktøy som gjør bedre screening mellom kundebasen og sanksjonslistene.

– I min verden er det et bittelite problem, og den screening-tjenesten er integrert i vår løsning, kommenterer Flink.

Han tror den største utfordringen for advokater er pedagogisk.

– Altså å lære dem å forstå hvordan anti-hvitvaskingsregelverket skal følges opp – og hvorfor. Fra advokatenes perspektiv, er nok det vanskeligste å holde oversikt og få det fulle bildet. Man skal identifisere selskapet, man skal identifisere representantene, man skal finne reelle eiere – det er nok ofte noe av det vanskeligste.

LES OGSÅ:

22 advokater fikk tilbakekalt advokatbevillingen i 2022

– Behovet for en pakkeløsning var åpenbart

Flink er jurist og har tilbrakt rundt tjue år i ulike administrative hovedroller i tre store svenske advokatfirmaer; Mannheimer Swartling, Lindahl og AG Advokat.

Her jobbet han med blant annet med GDPR, konflikthåndtering og hvitvasking, og det var gjennom dette arbeidet han innså at det måtte være mulig å bygge et enklere verktøy for prosesshåndtering.

For fire år siden startet han Due Compliance sammen med tidligere CTO i advokatfirmaet Lindahl, Milan Vijic, advokat og entreprenør Johan Karlsson og IT-arkitekt Lincoln Sanderson. Etter to år uten lønn, går firma nå med overskudd.

Selve programmet ble lansert i 2019, og i dag har de mer enn 280 kunder i advokat- og revisorbransjen. De minste kundene er enkeltpersonforetak, og det største har rundt 800 ansatte. Effekten er nok likevel størst for de små og mellomstore virksomhetene, forteller gründeren.

– For meg var behovet for en pakkeløsning åpenbart. Det var mange som trengte hjelp til å vite hva de skulle gjøre og hvordan. Det ser ut til at vi med bakgrunn fra advokat- og revisjonsbransjen har lykkes med å bygge en helhetlig, men samtidig fleksibel løsning, som verdsettes av advokatfirmaer, sier Flink.

Flere verktøy på markedet

Due Compliance er ikke den eneste leverandøren av anti-hvitvaskingsverktøy for advokater i det norske markedet.

I 2021 slapp Advokatfirmaet Erling Grimstad en ny hvitvaskingsapp, som skal bidra til å oppfylle kravene i hvitvaskingsloven § 36 om opplæring for styremedlemmer, ledere og alle andre ansatte i rapporteringspliktige foretak - slik som advokatfirmaer, revisorfirmaer, regnskapsførerfirma, eiendomsmeglere, forsikringsselskap, banker og en rekke andre aktører.

Høsten 2020 kom det også to nye programvarer rettet mot små og mellomstore advokatfirmaer: Kjenndinkunde.no og Kundesjekk.no.

I tillegg har Advokatforeningen laget tre veiledere knyttet til hvitvaskingsloven: En om hvitvaskingslovens anvendelsesområde, en om advokaters unntak fra rapporteringsplikten etter hvitvaskingsloven § 26 (3), og en om gjennomføring av tilsyn hos advokater. Også Tilsynsrådet har utarbeidet en veileder om etterlevelse av hvitvaskingsregelverket.