Lærer advokater og dommere å kutte kostnader i sivile saker

I mars møttes dommere og advokater i Eidsivating lagdømme til samling på Hamar. Temaene for dagen var hvordan kostnadene kan kuttes i de såkalte medium-sakene – det vil si saker der tvistesummen er under fem millioner kroner og varigheten vanligvis er tre dager eller mindre i retten - med noen av disse tiltakene:

• Prosesskriv og tilsvar på maks seks sider.
• Planmøter der partene faktisk har lest seg opp på sakene i forkant.
• Slutt på langdryge opplesninger av dokumenter i retten.
• Over og ut for planmøter pr. telefon.
• Inn med normering av enkelte sakstyper - som maks to rettsdager i barnevernssaker og én rettsdag i saker med tvistesum under én million kroner.

– Dagens utgangspunkt er de nye veilederne og malene til bruk i sivile saker. Men det er viktig å ha med seg et større perspektiv: Vi skal ikke bare diskutere detaljene i dokumentene, men også hvordan sivilprosessordningen kan bli bedre. Dette er et evig tema som vi aldri blir ferdig med, innledet Jussi Pedersen.

Han er lagdommer i Hålogaland lagmannsrett og leder av Utmarksdomstolen, og satt i utvalget som utarbeidet de nye retningslinjene for sivile saker.

Turné-teamet bestod i tillegg av Tromsø-advokat Hallvard Østgård, kommuneadvokat i Oslo, Camilla Selman og tingrettsdommer Terese Smith Ulseth.

Arrangørene var Advokatforeningen, Dommerforeningen og Domstoladministrasjonen.

Bortkastet tid

Økte sakskostnader er et symptom på andre ting som er galt med prosessordningen i Norge, mener Pedersen.

– Etter at den nye tvisteloven trådte i kraft, tenkte vi at alt skulle bli så mye bedre. Men vi er overhodet ikke i mål med hvordan vi skal behandle sakene mer effektivt, sa han.

– Jeg har følt på at jeg som dommer alt for ofte bruker tid på ting som ikke får betydning for avgjørelsen. Jeg tror mange dommere opplever dette. Da er det et potensial for å gjøre noe med det, sa Pedersen.

Den individuelle dommeren i Norge har ekstremt stor frihet, og fordi handlingsrommet er stort, så praktiseres prosesslovgivningen ulikt i Norge, påpekte han.

Han ba tilhørerne merke seg at arbeidsgruppen ble bedt om å ta hensyn til Stortingets anmodningsvedtak fra 2023, der det het at «Stortinget ber regjeringen utrede hvordan partenes sakskostnader i sivile saker kan bli lavere, og komme tilbake til Stortinget på egnet måte».

– Dette betyr antagelig at lovgiver kanskje vil være lette å få på banen hvis det skulle komme noen fikse og gode ideer til endringer i prosesslovgivningen som kan gjøre noe med dette.

Dette bør domstolens aktører ha i mente, mente Pedersen.

- En ordentlig fiasko

Dommere kan ikke angripe advokatenes timepriser, men kan derimot gå løs på tidsbruken i den enkelte sak, påpekte Pedersen.

Det første man kan gripe tak i, er å få ned antall innlegg drastisk, sa han.

– Det skrives og det skrives, og ingen ting av det leses. At det skrives så mange og lange prosesskriv, er en ordentlig fiasko, vil jeg påstå.

Camilla Selman sa at utvalget har «gutset» litt, og bestemt seg for å sette et makstall for lengden på skrivene.

– Stevninger og tilsvar skal ikke være særlig lenger enn fem til seks sider i mediumsakene. Dette kan være litt krevende for advokater som har en klient som ikke forstår hvorfor hans eller hennes gode argumenter skal komme frem i dokumentet. Da er det greit å ha en veileder å vise til, og vi kan berolige klientene med at argumentene vil komme frem i sin fulle bredde under hovedforhandlingen, sa hun.

- Send dem i retur

En stevning skal ikke inneholde sitater eller omfattende henvisninger til rettspraksis, supplerte advokat Hallvard Østgård.

– Dette må dommerne bli mye mer bevisste på, for å få til en besparelse. De kan sende lange stevninger i retur. En advokat som ikke vil innrette seg, vil nok tilpasse seg, dersom stevningen kommer i retur to, tre ganger, sa han.

At prosesskrivene eser ut i lengde, er en utvikling som også skyldes at rettskildebildet er blitt mer komplisert, understrekte han.

– Planmøtene en ond sirkel

– Mange steder er planmøtene blitt en ond sirkel der ingen møter forberedt, sa Selman.

– Jeg var lenge i den villfarelse at dommerne faktisk leser prosesskrivene, men har skjønt at det gjør ikke dommerne i særlig grad.

Kostnadsbruken i saken skal diskuteres allerede i planmøtet, sa Pedersen.

– Da kan dommeren spørre hvor mye som er brukt til nå, og si at sakskostnadsoppgaven ikke må overstige en bestemt sum. Dette gjøres allerede i Trøndelag, og fungerer veldig bra.

Tingrettsdommer Terese Smith Ulseth, som var leder av sekretariatet for Domstolskommisjonen, sa at planmøtet må legges opp til hver enkelt sak.

– Vi må for eksempel ha skreddersydde innkallinger. Det er litt rart at vi ikke har det i store saker der mye står på spill, mens man jo får en agenda når man kalles inn til FAU-møte på skolen, sa Ulseth.

Å lage en agenda til planmøtet er en arbeidsoppgave for dommeren som vil kreve litt tid.

– I Oslo tingrett gir vi bort to saksforberedelsesdager i måneden til dommerne. Hvis vi sier til advokatene at vi stiller forberedt, så må vi holde det vi lover. Og så må vi kunne forvente av advokatene at de leser innkallingen nøye, at de har forberedt seg og at de har snakket med og avklart punkter med klientene sine, og er klare til å legge et tvisteløp helt inn mot hovedforhandlingen, sa Ulseth.

Slutt på telefonmøter

Fra nå av skal planmøtene gjennomføres på video, og ikke mens man for eksempel kjører bil på vei til barnehagen.

– Resten av verden har kommet seg på video for lenge siden, det er vel bare i domstolene at møtene fortsatt skjer pr. telefon og du må slite med å høre om det var saksøker eller saksøkte som snakket, sa Ulseth.

Kjedelig opplesning

En annen ting som er en gjenganger, er opplesning av dokumenter. Dette er fortsatt en stor utfordring. Vi må vurdere økt bruk av skriftlighet for å unngå det. I enkelte sakstyper kan det være gunstig, i andre ikke, påpekte Pedersen.

Advokat Østgård har mange ganger ergret seg over at dommere ikke slår ned på unødvendig opplesningspraksis.

– Dommerne sitter og hører på opplesningen, men foretar seg lite. For å få slutt på opplesningen, må advokatene irettesettes, det er veldig enkelt. Det er dårlig opplæring på advokathold og lite inngripen fra dommerhold som gjør at vi har dette problemet.

Bare de sentrale delene av et dokument, det som skal vektlegges spesifikt, må leses opp, poengterte han.

Normering er lansert

I Oslo tingrett startet et normeringsprosjekt den 1. mars. Ulseth har hatt ansvaret for arbeidsrettssakene.

– Et poeng ved å normere, er å gi partene hjelp til å dra ned omfanget, for eksempel antallet vitner. Dommerne må sørge for balansen, særlig i saker der det presumptivt er en svak og en sterk part, sa hun.

Flere av dommerne i salen mente det ville bli krevende å bruke så lite tid som normeringen legger opp til i enkelte saker.

– De nasjonale retningslinjene for tidsbruken i sakstypene utfordrer advokatene til å fortelle hvorfor akkurat deres sak er så spesiell at den krever mer tid enn rammene, sa Ulseth.

For hver av de enkelte sakstypene er det utarbeidet en veiledning for hvordan sakene skal gjennomføres. Retten vil også bruke en leseliste med sakens sentrale dokumentbevis for å effektivisere hovedforhandlingene.