Digitale massebrev fra Staten

I løpet av året skal alle statlige virksomheter som sender ut brev i stort volum, ha gått over til digitale løsninger. Digitaliseringsprosjektet i staten har også smittet over på kommunenorge, som har etablert KommIT, et felles digitaliseringsprosjekt som skal basere seg på AltINN og de andre felles komponentene som er tilgjengelig i offentlig sektor. (Staten har imidlertid valgt en annen plattform når det gjelder sikker digital post).

– Målet er å etablere en enhetlig politikk mot effektivisering av offentlig sektor, og mer brukervennlighet for borgerne. Digitaliseringsprogrammet er nå halvannet år gammelt, og man er kommet langt på vei mot en digital postkasse for alle borgere. En felles plattform skal gi borgerne offentlige tjenester hvor som helst – når som helst, sier Erik Hornnes i DIFI på et seminar før jul.

– En av utfordringene er at vi mangler styringsmodeller, organisasjonsmodeller og finansieringsmodeller som går på tvers mellom sektorene. En nylig gjennomgang foretatt av FAD viser at det juridisk sett ikke eksisterer så mange hindringer, legger Hornnes til.

Første juli er en frist for statlige virksomheter til å digitalisere tjenester som har et innsendingsvolum på over 5000, jf. Digitaliseringsrundskrivet http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/dok/rundskriv/2013/digitaliseringsrundskrivet.html?id=734925.  Det er i de fleste praktiske tilfeller tale om å digitalisere papirbaserte skjemaer som skal sendes inn til offentlige virksomheter. Sikker digital post har ikke noe med dette å gjøre som sådan.

Mens næringslivet ikke skal kunne reservere seg mot de digitale løsningene, kan borgerne reservere seg. Den digitale postkassen blir heller ikke noe toveis kommunikasjonsverktøy med det første. Man kan ikke sende brev fra postkassa til de offentlige instansene.

Store besparelser

I løpet av få uker vil eForvaltingsforskriften tre i kraft, en forskrift til forvaltningsloven.  Denne som vil gjøre det mulig for de offentlige etatene å gjenbruke kontaktinformasjon til innbyggerne på tvers. Danskene, som er inne i en liknende prosess, har regnet seg frem til at det er mye penger å spare på å gå over til digitale løsninger. Mens det koster 80 danske kroner per oppmøte, og 40 danske kroner per telefonsamtale, er kostnaden ved å svare elektronisk bare på tre danske kroner. Å ha alt elektronisk gjør det enklere for saksbehandleren å få oversikt over saken, og han eller hun kan dermed avgjøre saken raskere. Dessuten vil man automatisere alle henvendelser det er mulig å automatisere. Bare 20 % av saksbehandlingen krever skjønn, og da kan man ta ut og behandle disse manuelt. Danskene tror de vil spare 12 milliarder inne 2020 på de nye løsningene. Digitalisering sparer imidlertid ikke alltid penger, understreker Hornnes.

– Da man gikk over til elektronisk frikort for helsetjenester så man at staten måtte ut med mye mer penger enn man regnet med, fordi mange ikke hadde tatt seg bryet med å sende inn kvitteringer de hadde krav på å få dekket. Om det blir dyrere er heller ikke så farlig, for man bidrar til å ivareta borgernes rettigheter bedre, sier Hornnes.

Kommunene satser

Det er borgerne selv som må sørge for å åpne den digitale postkassen, men man vil bli varslet om brev via sms. Nå er det slik at de færreste av oss får noe særlig med brev fra staten. Kommunene derimot, de har man løpende kontakt med dersom man har barnehagebarn, skolebarn, helseproblemer eller trenger trygdeytelser. Når en samordnet kommunal sektor nå har sagt at digitalt skal være førstevalg, kan det bli en del brev i den digitale postkassen. Kommunene har hele 180 tjenester de er pålagt ved lov eller forskrift. Staten pålegger dessuten kommunene hele 200 rapporteringskrav. For å få digitalisert tjenestene sine har kommunene opprettet KommIT (Program for IKT-samordning i kommunesektoren) som et tillegg til det interessepolitiske arbeidet i KS utfører. KommIT skal gjennomføre utviklingsoppgaver som kommer alle landets kommuner og fylkeskommuner til gode. Aleksander Øines i KommIT mener det først og fremst handler om organisering og organisasjonsutvikling.

– Det er ikke sant lengre at det holder å kjøpe nye, digitale løsninger. Det handler om en organisasjonsendring og gevinsthåndtering. Utfordringen for kommunene er finansieringen av digitaliseringen. Prosessen med å sende ut svar digitalt er ikke den viktigste besparelsen. Det handler om å organisere arbeidet mer effektivt og tilrettelagt for innbyggere og næringsliv. Fremtiden ligger i å lage gode fellesløsninger som snakker med hverandre, sier Øines.