Advokatfirmaet Molteberg Nilsen digitaliserer med Legal 365

Denne artikkelen er annonsørinnhold for Avoki

Advokatbransjen er i rask utvikling, og behovet for solide og fleksible systemer øker. Molteberg Nilsen ble etablert i 2014 og har hatt sterk vekst over tid, blant annet som DN Gaselle-bedrift seks år på rad.

- Vi merket for noen år siden at vi måtte modernisere IT-løsningene våre. Vi vokste ut av de gamle systemene, og forstod at vi trengte en løsning med gode integrasjonsmuligheter mot andre verktøy, sier Kenneth Guttormsen, drifts- og markedsansvarlig i Advokatfirmaet Molteberg Nilsen.

Valget falt på Legal 365 – et fagsystem for advokatbransjen bygget på Microsoft 365-plattformen.

- Legal 365 samler alt vi trenger i ett system. Nå håndterer vi saker, dokumenter, e-poster, timeføring og ulike automasjoner på én plattform – fullt integrert med Outlook, Word, Teams og resten av verktøyene vi bruker hver dag, sier Guttormsen.

- Gjort det mulig å videreutvikle KI-prosjekter

Da Molteberg Nilsen tok i bruk Legal 365, gikk firmaet samtidig bort fra lokale systemer.

– Overgangen har gjort det mulig å lage egne arbeidsflyter og automasjoner, og å videreutvikle flere spennende KI-prosjekter, sier Hedda Molteberg Nilsen, partner og daglig leder. 

Advokatene opplever en mer effektiv hverdag gjennom gode systemer, egenutviklede arbeidsflyter og KI-løsninger. Det gjør at vi bruker mindre tid på administrasjon og mer tid på jussen, fortsetter hun.

En felles struktur for saker, dokumenter og kommunikasjon gjør det enklere for alle å følge med på status i sakene. Løsningen oppleves som intuitiv, og nye ansatte kommer raskt opp i tempo fordi Legal 365 bygger på velkjente Microsoft-verktøy.

Automatisk timeføring gir tydelig effekt

En av de mest konkrete gevinstene er automatisk timeføring av telefonsamtaler. Molteberg Nilsen var tidlig ute med å ta i bruk telefonintegrasjonen i Legal 365 - en funksjon som fungerer med de fleste teleleverandører, for eksempel Unifon og Telenor.

Når advokatene ringer klienter, eller mottar klientanrop, registreres samtaletiden automatisk på riktig sak i systemet.

- Tidligere måtte vi huske å føre timer etter hver telefonsamtale. Noen samtaler her og der kunne lett bli glemt i en travel hverdag, sier Guttormsen.

– Nå blir alle klientanrop automatisk loggført som tid på saken. Vi slipper manuelt etterarbeid, og ingen fakturerbare minutter går tapt. 

Dette har både økt faktureringsgraden og gitt bedre oversikt over egen tidsbruk. Og det handler ikke bare om de lange samtalene - også korte anrop og beskjeder som tidligere kunne blitt oversett, blir nå registrert. Over tid utgjør dette et betydelig beløp. 

Legal 365 har også fjernet en rekke små, men tidkrevende oppgaver i hverdagen.

- I tillegg til funksjoner for e-postsporing og arkivering gjør arkitekturen i Legal 365 det mulig for oss å utvikle egne API-løsninger og regelbaserte automasjoner som vi ikke kunne tidligere. Det øker effektiviteten i teamet, men gir også økt robusthet og bedre driftssikkerhet, sier Einar Magnus Bostad, IT-ansvarlig utvikler i firmaet.

Høy sikkerhet og enklere etterlevelse

Overgangen til en skybasert plattform har også gitt tydelige fordeler innen IT-sikkerhet og etterlevelse av regelverk.

- Som ansvarlig advokat er jeg svært opptatt av konfidensialitet og personvern. Med alt samlet på Microsofts plattform føler vi oss trygge. Dataene ligger i vår egen Microsoft-tenant – altså i vårt eget miljø – med Microsofts sikkerhetsmekanismer i bunn, understreker Hedda Molteberg Nilsen.

Legal 365 kjører i kundens eget Microsoft 365-miljø, noe som gir kontroll over hvor data lagres og hvem som har tilgang.

- For en mindre organisasjon er det viktig å få tilgang til sterke sikkerhetsløsninger. Vi drar nytte av at Microsoft beskytter oss mot virus, hackingforsøk og spam, i tillegg til at vi har flerfaktorautentisering og full logging, sier IT-ansvarlig utvikler Bostad.

Mer tid til klientene

Ett år etter implementeringen rapporterer Molteberg Nilsen om en betydelig forenkling av arbeidshverdagen. I 2024 passerte firmaet 30 millioner kroner i omsetning.

- Vi opplever god vekst, og det hadde ikke vært mulig uten robuste systemer som støtter oss. Legal 365 skalerer med oss, sier Hedda Molteberg Nilsen.

 – Løsningen fungerer like godt for tre brukere som for tre hundre, uten tunge tilpasninger.

Avslutningsvis understreker Molteberg Nilsen at teknologi ikke er et mål i seg selv, men et middel:

- For oss handler det ikke om digitalisering for digitaliseringens skyld, men om å ha en plattform der alt henger sammen. Da har vi kontroll, og vi kan videreutvikle egne prosjekter og integrasjoner mot Legal 365. Det gjør at vi kan levere enda bedre tjenester til klientene våre.

 Med en åpen, moderne og skybasert plattform er Molteberg Nilsen godt rustet for fremtiden - med mer tid til det som virkelig betyr noe: Advokatarbeidet.

Nysgjerrig på hvordan Legal 365 kan hjelpe din bedrift? 

Les mer om hva vi tilbyr her