Nye retningslinjer om avstemming av klientmidler

I advokatforskriften, som ble gjeldende fra oktober i fjor, oppstilles det i § 26 annet ledd krav om treveis avstemminger av klientmidler.

«En avstemming av klientbankkonto mot regnskapsførte klientmidler innebærer å sammenligne saldoen som er registrert i advokatens regnskapssystem for klientmidler og klientansvar med saldoen på bankkontoutskriften (eller nettbankutskrift) for en gitt periode», heter det innledningsvis i de nye retningslinjene fra Advokattilsynet.

Dette innebærer «at advokatforetaket minimum hver annen måned kontrollerer og verifiserer at de har korrekt regnskapsmessig oversikt over klientmidlene som oppbevares eller forvaltes på vegne av klientene, og at klientenes midler blir behandlet i samsvar med regelverket», ifølge de nye retningslinjene.

Alle transaksjoner må kontrolleres

Målet med avstemmingen er å identifisere eventuelle forskjeller, mulige feilregistreringer og feilutbetalinger, uregistrerte transaksjoner eller renter.

«Det forventes at det foretas en fullstendig kontroll av bokføringen av klientmidler ved å kontrollere at alle transaksjoner som er gjennomført på klientbankkontoen(e) reflekteres i regnskapet, samt at alle transaksjoner registrert på klientbankkonto også er registrert på konto for klientansvar», skriver Advokattilsynet.

Reglene bygger på grunnleggende forutsetninger i bokføringsregelverket om at alle bevegelser på bankkontoen for klientmidler skal regnskapsføres på regnskapskontoen for klientmidler, påpeker tilsynet.

- Må knyttes til avregning av salær

«Treveis avstemming medfører videre at føringer på regnskapskonto for klientmidler skal ha motpost i klientansvar. Det følger videre av regelverket at alle belastninger på klientbankkonto skal være knyttet til avregning av advokatens salær, eller skje til klient eller til tredjeperson etter instruks fra klient.»

Reningslinjene er på sju sider, og beskriver hva advokaten må gjøre av forberedelser før avstemming, hvordan forskjeller skal identifiseres, og en steg for steg-guide for avstemmingen.

Retningslinjene inneholder også et punkt om dokumentering og rapportering, et punkt om regelmessigheten, og en konklusjon.

I konklusjonen heter det:

«Regnskapsmessig avstemming av klientbankkonto og klientansvar er en viktig prosess for å sikre nøyaktighet i oppfølgingen av, og kontroll med, klientmidler. Ved å følge en systematisk tilnærming og være grundig i avstemmingen, kan advokatforetaket unngå feil som kan påvirke rapporteringen og klientmiddelbehandlingen.»

Advokattilsynet har også laget et eksempel til hvordan du kan dokumentere avstemmingen. 

Du kan laste ned både retningslinjene og eksempelet på avstemming her.