UDI effektiviserer saksbehandlingsprosessen sin betydelig ved å legge bedre til rette for elektronisk kommunikasjon med advokatene.
Man har også utviklet et felles elektronisk arkivsystem for UDI,UD (inkludert 100 utenriksstasjoner), politiet, IMDI og UNE.
Mange advokater har allerede benyttet seg av kryptert e-post i kommunikasjonen med UDI, men nå blir det enklere og raskere. UDI venter nå på at alle advokatene sender inn samtykkeerklæring for elektronisk samhandling. UDI forholder seg til hele 1500 advokater, men 200 av disse har hele 80 % av sakene. 60 av disse har sendt inn samtykkeerklæring.
UDI ligger allerede godt an på saksbehandlingstid, og behandler 75 % av sakene i løpet av to måneder. Målet er at alle saker skal behandles i løpet av denne tiden.
Halvor Frihagen er en av de 200 som har mange saker for UDI. Han har vært en av advokatene som har deltatt i pilotprosjektet for elektronisk samhandling. Mye er blitt bedre, og noe kan fremdeles bli bedre, sier Frihagen:
– Jeg merker at det går raskere, noe som er en veldig forbedring. Nedlastingen av dokumenter går mye kjappere, så lenge man ikke går over 10 Megabyte-grensen. Det er ikke alltid man ser hvor store dokumentene er, og de fleste asylsakene utgjør mer enn 10 Megabyte. Det har også vært noe saksbehandlingsfeil, og da jeg hadde Dublinvakt sist manglet det dokumenter i alle sakene. Det er et problem på grunn av 48-timersfristen, sier Frihagen.
Oversiktlig dokumentliste
Åtte advokater var med i pilotprosjektet, og det meldes stadig inn behov som UDI vil ta videre. Den gamle løsningen med kryptert e-post blir imidlertid ikke lagt ned før alle advokatene er gått over til e-dialog. Dokumenter blir dessuten fremdeles sendt videre til dokumentsenteret også i den nye løsningen, men saksbehandler blir umiddelbart varslet. En av de store fordelene med den nye e-dialogen, er at advokaten får ut en dokumentasjonsliste i saken. Listen inneholder imidlertid bare elektroniske dokumenter. I saker der det kan foreligge papirdokumenter, for eksempel fordi søkeren tidligere har vært i landet, må man fremdeles be om å få alle dokumentene i saken. I dag er imidlertid hele 98 % av UDI sine saker e-saker.
– Dokumentlisten sparer ikke bare advokatene for arbeid. Også UDI sparer mye på å slippe alle innsynsbegjæringer. Med et felles arkiv for fem etater sparer vi også ressurser ved at vi lett kan sende tverretatlige meldinger til hverandre, sier Åse Støgård i UDI.
100.000 saker i året
Det er ikke få saker som går gjennom UDI-systemet. Asylavdelingen i UDI behandler ca. 10.000 saker i året – oppholdsavdelingen behandler ca. 90.000 i året. Det sier seg selv at det handler om enorme mengder dokumenter. UDI sparer nå millioner hvert år på å slippe utgifter til porto. Besparelsen er betydelig også på saksbehandlingsnivå. Saksbehandlerne sitter nesten ikke med papirmapper lengre, og etaten har hatt en veldig forkorting av saksbehandlingstiden i asylsakene. E-dialog, elektronisk saksbehandlingssystem og andre effektløsninger har gitt resultater.
– En fordel med e-dialog er at ting går raskere, og det kommer ikke lengre inn så mange unødige henvendelser og purringer. E-dialog erstatter i 2013 40.000 brev som går ut til advokatene, og bruken av kontorpersonale for å sende ut disse brevene kan nå brukes mer på direkte saksbehandling. Rettssikkerhet handler også om hvor lang tid saksbehandlingen tar. Rett informasjon til rett tid er viktig, sier Hanne Jendal i UDI.
Ingen selvbetjening
Tidligere kunne det ta en halv dag å få hentet ut en mappe fra arkivet, og Frihagen husker tilbake til den tiden saksbehandlerne kunne gå inn i arkivet og hente ut mappene selv. Nå er det enkelt å be om tilgang til saksdokumenter, også mellom etatene. Man er fremdeles streng på tilgangsstyringen, understreker Jendal. På ambassadene er det for eksempel bare noen få utvalgte som har tilgang og kan gå inn og se hvem som har søkt om asyl. Det er de som har behov for tilgang i saksbehandlingen som får dette.
– Rask og riktig informasjon og god oversikt i saken er hovedpoenget. Det går nå raskt fra asylsøknaden er fremmet og til første avslag, og da er det viktig at kommunikasjonen med advokatene er tilpasset den raske saksbehandlingstiden, sier Jendal.
Vanskelig tilgang på søkerne
Når man nå har enkel tilgang til saksdokumentene, er neste punkt på ønskelisten til Frihagen en enklere tilgang til klientene. I dag får asyladvokatene som regel bare en postadresse eller et asylmottak å forholde seg til.
– Vi må printe ut dokumentene og sende til klientene, og har ikke en gang et telefonnummer å forholde oss til. Særlig er det viktig å få mobilnummeret til de som ikke sitter på mottak. Det tar uforholdsmessig mye tid å få tak i klientene, sier Frihagen, som ofte sliter med å få tak i klientene på tross av UDIs oppsporingstjeneste. et er nemlig ikke alltid asylsøkere som har flyttet privat registrerer mobilnummeret sitt hos UDI, selv om de er pliktig til akkurat det.
– Slik situasjonen er nå kan vi ikke basere oss på elektronisk kommunikasjon med søkerne i asylsaker, men det kommer nok sier Jendal.
