Berømmet bransjen for responsen da Arbeidstilsynet innledet tilsyn med overtidsbestemmelsene

Mandag 19. januar deltok direktør i Advokattilsynet, Tonje Hovde Skjelbostad og Jonas Haugsvold, tidligere assisterende direktør og nå seniorrådgiver, på Advokatforeningens antihvitvaskingsdag, som ble arrangert på Høyres Hus i Oslo.

Her delte de erfaringer og tanker om tilsynets virksomhet videre.

– Fremover skal jeg lede Advokattilsynets erfarne og kompetente medarbeidere. Vi skal blant annet legge ny strategi for tilsynet og tilsynsvirksomheten, sammen med administrasjonen og styret, innledet Skjelbostad fra scenen.

Dette var hennes første offentlige opptreden etter at hun overtok direktørstolen ved nyttår.

– Det er to ting vi allerede vet: Det vil fortsatt bli tilsyn på områdene for antihvitvasking og terrorfinansiering. For det andre vil det bli en omlegging av hvordan stedlige tilsyn blir gjennomført. Etter hvert vil dette gjennomføres med ressurser fra Advokattilsynet, i motsetning til i dag, hvor det blir gjennomført av eksterne tilsynsjurister, sa hun.

- Fornuftig respons

Som nybakt direktør benyttet Skjelbostad anledningen til å skryte av advokatbransjen.

– Jeg vil benytte anledningen til å berømme bransjen for den responsen den hadde da Arbeidstilsynet innledet tilsyn med overtidsbestemmelsene. Det ble uttrykt en avmålt positiv og fremfor alt konstruktiv holdning. Det tenker jeg er en fornuftig respons.

Større fokus på internkontroll og opplæring

Ifølge seniorrådgiver Jonas Haugsvold vil tilsynet fremover ha fokus på flere områder som hittil ikke har vært like prioritert.

– Vi har sett en gradvis forbedring når det gjelder etterlevelse på antihvitvaskingsområdet hos advokatforetakene i Norge. Vi har brukt mye ressurser og tid på å se nærmere på de sentrale dokumentene, virksomhetsrettet risikovurdering og rutiner. Dette er i ferd med å komme opp på et akseptabelt nivå i det store og det hele.

– Dermed er det naturlig for oss fremover å rette fokus mot andre områder som vi ikke har brukt så mye tid på frem til nå. Det gjelder for det første kravet om internkontroll etter hvitvaskingsloven § 35. Det samme gjelder også for kravet om opplæring etter § 36.

Behov for bedre systemer for dokumentasjon

Mange advokatfirmaer har behov for bedre systemer når det gjelder å dokumentere den generelle etterlevelsen av hvitvaskingsregelverket, påpekte Haugsvold.

– På tilsyn ser vi ofte at det legges frem ferdig utfylte risikoklassifiseringsskjemaer, men det er vanskelig å si ut fra skjemaet om risikoklassifiseringen av kunden og oppdraget er definert ut fra den iboende risikoen, eller om klassifiseringen er knyttet til risikoen etter at man har iverksatt ulike typer tiltak.

– Hvis man i tillegg mangler støtte for en bestemt antakelse i andre dokumenter, det være seg rutinene eller den virksomhetsrettede risikovurderingen, er det vanskelig å forstå hva advokaten egentlig har tenkt rundt risiko forbundet med klienten og oppdraget.

– Tenk på hvordan det ser ut for noen utenfra

Advokattilsynet ser at det ofte mangler dokumentasjon på kundetiltak.

– Vår erfaring er at det ikke nødvendigvis er noen bevissthet rundt kundetiltakene som er utført. Ofte ligger også referansen til forsterkede kundetiltak i saksmappen, og ikke i dokumentasjonen på etterlevelse av regelverket som presenteres når vi kommer på tilsyn.

– Det samme gjelder også risikovurdering på saksnivå. De er sjelden nedfelt skriftlig i dokumentasjonen som legges frem. Da er det vanskelig å vite hva advokaten har tenkt angående risiko. 

I lys av dette oppfordret Haugsvold til å tenke gjennom hvordan det vil se ut for en person som kommer utenfra og skal prøve å forstå hvordan advokaten har tenkt rundt risiko og utførte kundetiltak i den aktuelle saken.

Klientbankkonto er fremdeles en særlig risiko

En annen erfaring fra tilsyn er spørsmål knyttet til behov for bedre rutiner for bruk av klientbankkonto, ifølge Haugsvold.

– Jeg nevner dette spesifikt fordi tilsynet fortsatt mener at bruk av klientbankkonto som er omfattet av hvitvaskingsloven er forbundet med en iboende risiko. Denne risikoen bør man i aller høyeste grad være oppmerksom på.

På tilsyn har man flere ganger sett at rutinene for bruk av klientbankkonto er begrenset, fortalte han.

– Ofte knytter det seg bare til hvem som kan opprette klientbankkonto, og hvem som kan gi instruks om utbetaling.

Arrangørene: - Kontinuerlig nye forhold å ta innover seg

Antihvitvaskingsdagen ble arrangert av Advokatforeningens ekspertgruppe mot hvitvasking, og de to som loset deltagerne gjennom dagen, var Hugo-A. B. Munthe-Kaas, partner i DLA Piper, og Kristin Nordland Brattli, partner i Wikborg Rein.

- En egen fagdag om antihvitvasking er viktig fordi regelverket er komplekst, og i stadig endring. Nye områder kommer til, slik som sanksjoner og nye risikoer, noe som betyr at det kontinuerlig er nye forhold å ta innover seg, både risiko- og regelverksmessig, sier Brattli.

Å ha et forum som addresserer problemstillinger som er særlig relevante for advokater er derfor viktig, mener de to.

- Den store deltakelsen viser at det er stor interesse for temaet.

Antivhitvaskingdagen ble i år arrangert for tredje gang, og en slik samlingsplass er kjempenyttig, mener Munthe-Kaas.

Du kan lese mer om antihvitvaskingsdagen i neste utgave av Advokatbladets papirmagasin, som kommer ut i uke 7.