Ny hvitvaskingslov: – Store konsekvenser for små advokatfirmaer

Niels Kristian Axelsen. FOto– Hvitvaskingsloven stiller krav til advokater om at de skal rapportere inn egne klienter dersom de mistenker hvitvasking. Det er problematisk, men jeg tror de fleste vil kunne håndtere det greit dersom de lærer seg regelverket godt nok, sier Niels Kristian Axelsen.

– Noen av de små firmaene bør kanskje vurdere om de i det hele tatt skal foreta transaksjoner. I hvert fall bør de unngå å bruke klientkonti mer enn høyst nødvendig, sier hvitvaskingsekspert Niels Kristian Axelsen.

I midten av september bestemte Regjeringen at den nye hvitvaskingsloven blir gjeldende fra 15. oktober 2018. Endringene innebærer nye tiltak mot hvitvasking, men også mot terrorfinansiering.

Loven gjennomfører store deler av EUs fjerde hvitvaskingsdirektiv, og strammer inn hvitvaskingsrutinene til mange advokater.

Nå blir det krav om at hver enkelt bedrift må tilpasse lovverket etter sin egen virksomhet, og alle klienter og oppdrag må risikovurderes uavhengig av størrelsen på advokatfirmaet.

– Det nye regelverket krever en langt mer proaktiv holdning av advokatforetakene. Styrene og den hvitvaskingsansvarlige må ha god kontroll på hva slags virksomhet alle advokatene i firmaet bedriver, sier advokat dr. juris og ekspert på hvitvasking, Niels Kristian Axelsen.

Han driver egen advokatvirksomhet i kontorfellesskap med Ro Sommernes i Oslo.

Han mener det er åpenbart at det nye regelverket vil bli krevende for de små og mellomstore advokatfirmaene, som ikke har de samme ressursene som de store.

– Noen av de små firmaene som driver hovedsakelig med prosedyre og/eller straffesaker bør kanskje vurdere om de i det hele tatt skal foreta transaksjoner. Det kan fort bli mer ressurskrevende enn det smaker.

Rutinesvikt

Reglene slår fast at hvitvaskingsansvarlig skal være en person i ledelsen. Foreløpig er dette en funksjon som ikke kan delegeres til medarbeidere eller til andre utenfor bedriften, forteller Axelsen.

– Foretar man ikke transaksjoner, kan man forenkle rutinene sine betydelig, da vil virksomheten for alle praktiske formål falle inn under advokatunntaket i loven.

– Hvor er det skoen trykker?

– Det er nok rutinene for dokumentasjon av risikovurderinger og undersøkelser, både generelt og av det enkelte oppdrag, som svikter. Videre er det nok mange som ikke i tilstrekkelig grad har oversikt over reelle rettighetshavere i de foretakene som er involvert i en transaksjon. Mange har også problemer med å forstå hvor omfattende transaksjonsbegrepet er.

– Jeg er redd for at det fortsatt er noen foretak som ikke har god nok kontroll på midlene som går inn og ut av klientkontoen. Det siste er i så fall svært alvorlig.

Dårlig tilpasset

Axelsen mener hvitvaskingsreglene er dårlig tilpasset advokatvirksomheter, fordi reglene i utgangspunktet ble laget for bank og finanssektoren. Det bærer de fortsatt preg av.

Jeg ser frem til at det kommer en veileder fra Tilsynsrådet som kan avklare en del spesielle spørsmål for advokatbransjen, for eksempel hvordan firmaer som bare har oppdrag som ikke er «transaksjoner», i praksis skal forholde seg til loven.

Han mener regelverket byr på en del vanskelig tolkningsspørsmål for advokater, spesielt siden det finnes svært lite litteratur på området.

Reglene har vært lite tilgjengelige, og det har i stor grad vært overlatt til den enkelte rapporteringspliktige selv å tolke det til dels upresise lovverket. Når det samtidig er lite litteratur om reglene, kan en veileder være til god hjelp, sier han og legger til:

For øvrig tror jeg det bare er et tidsspørsmål før vi kan kjøpe software som kan avhjelpe situasjonen, i hvert fall for små og mellomstore firmaer. Men det vil naturligvis føre til økte kostnader, som igjen vil bidra til ytterligere høyere advokatkostnader for klientene.

Det bør derfor være et mål for alle, både myndigheter og Advokatforeningen, å bidra til at dette kan gjennomføres med minst mulig ressursbruk for det enkelte advokatforetak.

Økte krav til risikovurdering

Axelsen har holdt kurs for advokater om hvitvasking i mange år allerede. Selv om bevisstheten rundt reglene har økt mye siden forrige lovoppdatering i 2009, er det fortsatt et stykke å gå for mange, mener han.

Dette henger nok også sammen med at Tilsynsrådet tidligere har hatt begrenset fokus på dette området, men fokuset er imidlertid nå økt betydelig, og advokatforetak som ikke følger reglene må nå forvente sanksjoner.

Det nye regelverket strammer blant annet inn kravene om reell risikovurdering, og advokatforetaket må kunne dokumentere disse vurderingene skriftlig.

Det er mer krevende ettersom det fordrer at de rapporteringspliktige må utvise en større grad av skjønn. Objektive regler er naturlig nok enklere å forholde seg til, men kan også gi mange uheldige utslag.

– Hva er det de mindre firmaene bør være spesielt oppmerksomme på?

Jeg vil særlig peke på at de må kunne fremvise skriftlig dokumentasjon av de undersøkelser og risikovurderinger de gjør, svarer Axelsen.

De viktigste endringene

Illustrasjonsfoto: Istockphoto.com

Den nye loven gjelder for advokater i to type situasjoner: Når advokaten på klientens vegne utfører en transaksjon, og når advokaten bistår klienten ved planlegging eller utførelse av en transaksjon, for eksempel kjøp og salg av fast eiendom, eller forvaltning av klientens midler.

Lovens anvendelsesområde for advokater gjelder for disse to hovedkategoriene av situasjoner, skriver Advokatforeningen på sine nettsider i en oppsummering av de viktigste endringene i loven.

De viser til lovens § 4 (2) bokstav C for en uttømmende angivelse av situasjonene. Loven finner du i sin helhet på Lovdata.

Her er de viktigste endringene, utover anvendelsesområdet:

Økt fokus på risikovurdering og rutiner

Alle advokater må ha tilpassede rutiner og risikovurderinger, men store advokatforetak med flere høyrisiko-klienter vil ha behov for andre rutiner enn et firma med lavrisiko-klienter.

Kundetiltak skal være risikobaserte. Det kreves legitimasjon selv ved forenklede kundetiltak. Dagens unntak for legitimasjonskontroll der advokaten har god kjennskap til klienten, faller bort.

Forsterket kundekontroll

Politisk eksponerte personer i utlandet, men også i Norge, krever forsterket kundekontroll. Dette betyr at kretsen av personer som må kontrolleres ekstra, blir langt større enn tidligere.

Krav til dokumentasjon

Alle advokater må ha skriftlige rutiner og risikovurdering av egn virksomhet, og kunne dokumentere hvordan hvitvaskingskontrollen håndteres. Alle advokater er også pålagt å gjennomføre opplæring i hvitvaskingsregelverket.

Sanksjonsregimet

Advokater kan ilegges gebyr på inntil ni millioner kroner for overtredelse av hvitvaskingsregelverket.

Advokatforeningen er i gang med å oppdatere sine nettsider om hvitvasking.

Dette må advokater kunne svare på:
Kristine Frivold Rørholt (t.v.) og Susanne Munch Thore. Foto.

Kristine Frivold Rørholt (t.v.) i Wikborg Rein og Susanne Munch Thore (nestleder i Hovedstyret) har sitter i det Regjeringsoppnevnte hvitvaskingsutvalget, som hhv. sekretær og medlem.

Hvordan kan min virksomhet misbrukes til hvitvasking og terrorfinansiering?

Hvilke klientgrupper og hvilke transaksjonstyper innebærer risiko for hvitvasking og terrorfinansiering?

Er vår risikovurdering av virksomheten skriftlig og oppdatert?

Er rutinene skriftlige, oppdaterte og godkjent på øverste nivå (styret)?

Er det utnevnt en hvitvaskingsansvarlig i ledelsen med ansvar for å føle opp rutinene?

Har vi systemer for opplæring av ansatte? Følges disse opp? Er ansatte kjent med risiko og rutiner?

Hvor nøye er vi på å dokumentere at vi har gjennomført hvitvaskingskontroll?

Kilder: Kristine Frivold Rørholt og Susanne Munch Thore