Advokat snudde skepsis til begeistring - les hans erfaringer med å bytte til Legal 365

Etter en lang og tro tjeneste innenfor advokatyrket, forbereder Rolf Bech-Sørensen seg på å pensjonere seg. Rolf har gjennom sitt virke opparbeidet seg en unik innsikt i utfordringene og gevinstene ved å modernisere og effektivisere interne prosesser, spesielt når det kommer til saksbehandlingssystemer.

Som mange andre i hans posisjon, møtte Rolf ideen om å bytte IT-system med stor skepsis – og ikke uten grunn.

Tidligere erfaringer skapte frykt 

Rolf beskriver hvordan han tidligere hadde gått gjennom flere bytter av IT-systemer, som alle hadde vært langt mer krevende enn forventet.

– Jeg har hatt erfaringer der det tok måneder før vi var tilbake til normal produktivitet. Systemene var dyre å implementere, det var masse skjulte kostnader, og vi opplevde at dataoverføringen aldri var helt komplett, forteller han.

– Jeg var rett og slett bekymret. Ikke bare måtte vi lære oss nok et nytt IT-system, men hva ville dette innebære av tapt tid og andre merkostnader? Det føltes overveldende i tillegg hadde jeg mange klienter og saker som jeg samtidig skulle arbeide med, sier Rolf.

Overgangen til Legal 365: En positiv overraskelse 

Til tross for bekymringene, gikk ADI Advokater AS til slutt for å implementere Legal 365, en løsning utviklet som en integrert del av Microsoft 365-plattformen. For Rolf ble det en positiv overraskelse og opplevelse.

– Vi gikk hjem fra jobb en fredag, og da vi kom tilbake mandag morgen var alt på plass. Alle våre gamle saker, dokumenter og prosesser lå der vi forventet i Legal 365, og vi kunne fortsette der vi slapp på fredag, nå i et nytt system. Det var nesten for godt til å være sant, forteller han.

Gry Larsen, ansvarlig for opplæring hos Avoki, møtte Rolf og kollegene på kontoret mandag morgen for å gi en kort introduksjon til systemet.

– Opplæringen varte i cirka to timer, og etterpå var vi i gang og vi var mer produktive fra første dag. Ingen rot, ingen forsinkelser, rett og slett en sømløs overgang, sier han.

Rolf fremhever også at ADI Advokater AS har fått god oppfølging og support gjennom hele prosessen av Avoki sitt support team.

Legal 365 gir også store muligheter for effektivisering av driften. Det har et meget fleksibelt rapporteringssystem hvor rapporter kan tilpasses nesten ethvert behov. Kanskje det aller mest spennende ved Legal 365 er muligheten det gir til effektivisering av driften.

Alt samlet i ett system

– Legal 365 samler alt i én løsning. Jeg trenger ikke lenger lure på hvor i prosessen vi er, hvor dokumentene ligger, eller om jeg har signert riktig versjon. Oppfølging av klienter, dokumenter, deling og samhandling på dokumenter, e-signering, PDF-behandling, e-post sporing, timeføring, og fakturering – alt er integrert, forklarer Rolf.

Tidligere kunne det være et mareritt å holde styr på siste gyldige dokumentversjon. E-poster og kopier fløy frem og tilbake mellom kollegaer og klienter. 

«Samhandling og dokumenthåndteringen i systemet er en ny verden». Rolf fremhever også at etter hans syn står ikke Legal 365 noe tilbake fra saksbehandlings- og dokumenthåndteringssystem som de aller største advokatselskapene typisk benytter.

– Nå finnes det én versjon av sannheten, som alltid er oppdatert, tilgjengelig og sikker. Jeg har aldri jobbet i et system som har gjort det så lett å delegere oppgaver, holde oversikt og samarbeide, sier Rolf med stor entusiasme.

Effektivitet og trygghet i hverdagen

For ADI Advokater AS som helhet har overgangen til Legal 365 ikke bare spart tid, men også redusert risiko for feil og økt medarbeidertilfredshet.

– Før måtte vi forholde oss til flere systemer for å utføre de samme oppgavene. Nå er alt samlet i en naturlig flyt. Mailer i Outlook knytter seg til sak i Legal 365. Legal 365 er integrert med regnskapsprogrammet slik at alle økonomiske forhold som gjelder saken finnes på saken i Legal 365. Det er som om vi har fått en ny hverdag, sier Rolf.

Han trekker frem integrasjonen med Microsoft 365 som en av de største fordelene.

– At Legal 365 fungerer sømløst med verktøy vi allerede kjenner, som Word, Teams og Outlook, gjør at det føles som en utvidelse av vår eksisterende arbeidshverdag. Det er ikke noe nytt å lære – bare en smartere måte å gjøre ting på, forklarer Rolf.

Et siste råd før pensjonisttilværelsen 

Rolf er tydelig på at skeptiske kolleger, som ham selv, ikke bør frykte systembytte til Legal 365.

– Jeg trodde aldri jeg skulle si dette, men byttet til Legal 365 har vært min beste erfaring med IT-systemer noensinne. Det er så brukervennlig at til og med jeg klarte det uten problemer, ler han.

Når Rolf nå legger arbeidshverdagen bak seg, ser han tilbake på en karriere fylt med utfordringer, erfaringer og suksesshistorier. Overgangen til Legal 365 er en av suksesshistoriene og han råder alle andre advokatvirksomheter til å ta seg tid til å modernisere sin virksomhet med å gi medarbeiderne gode verktøy som kommer både dem selv og klientene til gode, avslutter Rolf med.

Avoki ønsker Rolf lykke til med en velfortjent pensjonisttilværelse.

HER KAN DU LESE MER OM LEGAL 365