Saker fra nr 3 2009

Trønnes Hansen fokuserte på politiets mulighet til å få tilgang til trafikkdata fra telefoni og internettbruk. Han mener dagens lovverk, som setter pålegg om å slette data etter kort tid kan skape store problemer for politiets etterforskningsarbeid.
– Må man via utenlandske webmailtjenester, tar det vanligvis minst syv dager å få ut enkel påloggingsinformasjon. Da er spor fra norske internett-leverandører i mange tilfeller allerede slettet, sier Trønnes Hansen.

Spørsmålet om hvorvidt Norge bør implementere EUs datalagringsdirektiv har blitt flittig diskutert. Debatten har skapt overraskende sterke fronter. Trønnes Hansen påpekte at blant annet Datatilsynet har kritisert politiet for å bruke så verdiladede begreper i debatten.
– Aanensen i Datatilsynet har uttalt at tilhengerne av et øket kontrollnivå trekker frem de
groveste former for kriminalitet som finnes, for å argumentere for sine ønsker. Dette beskrev han er en manipulasjonstaktikk for å vekke menneskers følelser og på den måten få dem til å godta hva de ellers ikke ville akseptert ut fra en nøktern bedømmelse av situasjonen og det foreslåtte tiltaket. Jeg mener at man også bør se nærmere på hvilke argumenter motstanderne av direktivet selv benytter. I en nettdebatt uttalte Aanensen at ”Med unntak av en kort periode på 40-tallet har myndighetene holdt seg for gode til å ta seg til rette i forhold til vår kommunikasjon med hverandre. Historien vår viser at fred, frihet og demokrati ikke er noe man får gratis. Mye blod, lidelse og heltemot har gått med på veien. Da må vi ikke selge disse rettighetene på loppemarked.”

Overfor de fremmøtte tilhørerne, sa Trønnes Hansen at analogier til nazi-regimet under 2. verdenskrig ikke er godt egnet til å opplyse publikum eller bringe debatten videre.
Trønnes Hansen mener at datalagringsdirektivet i praksis ikke vil innføre så mye nytt. Uten direktivet vil politiet i utgangspunktet ha de samme mulighetene som i dag, men dette er i ferde med å endre seg sa Trønnes Hansen.
Han viste til at informasjon om hvem som er oppringt, dato, tidspunkt og varighet, samt lokasjon (basestasjon) lagres av de fleste for faktureringsformål, normalt i 3-5 måneder.

– Jeg har selv benyttet lokasjonsdata i flere fiskerifusksaker. Denne informasjonen ble hentet ut fra telefonregninger som var lagret i firmaregnskapene, sa Trønnes Hansen.

Problemet er at adgang til å lagre ikke er det samme som at data faktisk lagres.
I juni 2008 kom det en rapport om inspeksjon hos Lyse Tele, samt pålegg overfor Lyse Tele AS. Pålegget fra Datatilsynet var at: ”Virksomheten må begrense lagringstiden for kobling mellom abonnent og IP-adresser til maksimalt 7 dager”. Et problematisk pålegg, mener Trønnes Hansen.

–  Datatilsynets slettevedtak er upublisert og politiet er ikke informert om disse, til tross for at politiet i praksis er den eneste ”kunden”. Pålegget er ikke påklaget og synes å ha etablert en strengere slettepraksis hos Lyse Tele. Datatilsynet oversendte rapporten til IKT Norge til orientering. Begrunnelsen var at rapporten reiser en rekke prinsipielle problemstillinger tilsynet ønsker at bransjen skal forholde seg til som helhet. Vi fikk den ikke oversendt. Rapporten, som ikke offentliggjort på Datatilsynet.no eller overfor andre myndigheter, viser at Datatilsynet ikke gjorde noen konsekvensvurderinger. Med den nye, strengere slettepraksisen vil IP-spor til en bestemt bruker i mange tilfeller være slettet, selv om politiet begynte sporingen samme dag som det straffbare forholdet fant sted. ”Frys-pålegg” vil ikke være nok, siden politiet ikke vet hvem pålegget skal meddeles til før dataene allerede er slettet, sa Trønnes Hansen.

Ifølge et oppslag i Aftenposten i februar 2009, har Datatilsynet nå endret kravet om sletting av IP-adresser og en del andre trafikkdata fra en frist syv dager til tretti dager. Ifølge Trønnes Hansen er politiets erfaring er at ulike ISP’er har ulik slettepraksis. Noen lagrer i sju dager, mens andre ikke har rutiner for å lagre trafikkdata som kan spores tilbake til en spesifikk sluttbruker.

Trønnes Hansen påpekte at Personvernkommisjonen i  NOU 2009:1 ”Individ og integritet” skriver om datalagringsdirektivet at trafikkdata kun vil bidra til ytterliger oppklaring av et lite antall saker, anslagsvis 0,002 % av det totale antall kriminalsaker. Her viser kommisjonen til et anslag fra det tyske Bundeskriminalamt, som ifølge en separat studie utført
sommeren 2007 av Max-Planck-Institut. Tallet er hentet fra et helt annet sted og en helt annen sammenheng, sier Trønnes Hansen som har lest seg gjennom den omfattende tyske rapporten.

– Tallet 0,002% er hentet fra en pressemelding fra den private organisasjonen AK Vorratsdatenspeicherung, og er basert på en uttalelse fra privatpraktiserende advokat og revisor Meinhard Starostik. Andre har formentlig plukket opp dette tallet fra Personvernkommisjonens arbeid. Statsråd Navarsete, som er ansvarlig fagstatsråd for datalagringsdirektivet, har henvist til til dette tallet i en offentlige tale fra november 2008. Ifølge talemanuskriptet, som ble lagt ut på nettsiden til avisa Nationen, uttalte Navarsete: ”Eg kjenner meg heller ikkje sikker på at politiet og eventuelle andre styresmakter treng trafikkdata i eit slikt omfang som det blir lagt opp til. Det finst ingen dokumentasjon for eit slikt behov. Eg har derimot sett forsking som viser at trafikkdata betyr lite for oppklaring av kriminalsaker. Ein rapport frå Tyskland viser at trafikkdata berre vil bidra til oppklaring i 0,002 % av kriminalsakene.”.

Trønnes Hansen mener imidlertid at et slikt behov finnes og kan dokumenteres. Han påpekte også at tallene på 0,002% er basert på en feilaktig metodikk: en sammenligning mellom det totale antall straffesaker og det antall saker hvor tysk politi ikke fikk utlevert trafikkdata, siden disse var slettet. Dette tallet viser imidlertid bare hvilken ”feilprosent” tysk politi har hatt i sine anmodninger om trafikkdata, ettersom politiet vil ikke etterspørre trafikkdata som en regner med er slettet.

Trønnes Hansen opplyste at nesten ingen av sakene Kripos datakrimavdeling arbeider med, som egne saker eller som bistandssaker, gjelder data som er ferskere enn 7 dager. Mange saker henlegges eller tas ikke inn fordi data som bevis pr. i dag ikke er tilgjengelige. Det er   lange lagringskrav for økonomiske data, eksempelvis valutaregisteret og regnskapsloven, og dette gjør det lettere å etterforske saker om eksempelvis skatteunndragelser. Men for trafikkdata risikerer man at Norge som eneste land i EU vil stå uten klare regler for lagring av datatrafikk, dersom Norgevelger å ikke implementere datalagringsdirektivet, understreket Trønnes Hansen.

– Slettes IP-logger etter 7 dager, må politiet både ha kunnskap om at et straffbart forhold har funnet sted, lete etter elektroniske beviser, og knytte disse til en bestemt ISP innen 7 dager. Det er sjelden mulig. Muligheten er større ved lagring i 30 dager, men lagringen er frivillig og praksis hos ISPene synes å variere. 8 av 10 tilfeller av datakriminalitet har spor til andre land, ifølge tall fra Interpol. Ikke-innføring av Datalagringsdirektivet i Norge vil ikke påvirke hvordan f.eks. utenlandske epostleverandører lagrer data tilknyttet norske brukere, men vil gjøre det vanskeligere for politi og domstoler i andre land å innhente elektroniske spor som fører til Norge, sa Hansen og viste til at raske sletterutiner kan stride mot menneskerettighetskonensjonen, og viste til EMD-avgjørelsen K.U. vs Finland.
– Her pålegger man medlemsstatene et ansvar for at krenkelser av privatpersoner etter EMK art. 8 skal kunne håndheves. Hvis det nasjonale lovverket svikter, vil vedkommende stat kunne bli dømt for brudd på menneskerettighetene og tilpliktet å betale erstatning. Saken gjaldt en 12 år gammel gutt som ble seksuelt sjikanert via internett. Hans far ba politiet etterforske saken, men saken stoppet opp pga. ISPens taushetsplikt. Denne taushetsplikten var i strid med EMK art. 8, og Finland ble dømt til å betale erstatning, sa Hansen.

IKT Norge har nå bedt om en offentlig utredning av EUs datalagringsdirektiv. Det kan ta to år, og Trønnes Hansen frykter politiet får en uholdbar arbeidssituasjon i lang tid fremover.

– Det vil si minimum to år med fortsatt sletting av IP-logger etter kort tid. Vil Datatilsynet i mellomtiden innføre flere kortere slettefrister for andre trafikkdata? Vil ISPene slette logger etter kortere tid uansett? sa Trønnes Hansen til en fullsatt sal. 

Undersak

Leif T. Aanensen i Datatilsynet sier at han forstår bakgrunnen for politiets ønske om lang lagringstid for elektroniske spor.

– Sett fra et politifaglig ståsted, vil det neppe være noen nedre grense for hva som kan være et nyttige spor i gitte situasjoner. Det er vel nettopp det etterforskning handler om, å sette sammen biter i et puslespill. Etter Datatilsynets vurdering må man være noe mer målrettet enn lagring av spor for "borgere av kongeriket Norge". Jeg er overbevist om at politimyndighetene, om de vil, kan bevege seg mer i retning av friskere spor, krav om datafrys og raskere handling. Når det gjelder spørsmålet om sletteplikten, har ikke tilsynet landet dette spørsmålet. Vi har fått nyttige innspill fra internettleverandørene som vil inngå i den totale vurderingen. På spørsmålet om hvorfor vi ikke har forelagt saken for politiet kan jeg bare svare at gjeldene rett åpner ikke for vedvarende lagring av trafikkdata av hensyn til politimyndighetene. Det er jo nettopp dette datalagringsdirektivet handler om. Hverken vi, internettleverandørene eller politiet kan foregripe begivenhetene. Vi må avvente lovgivers beslutning om hvordan vi skal ha det i landet vårt, sier Aanensen som understreker at Datatilsynet er opptatt av at personvernet ikke skal misbrukes til å begå kriminelle handlinger.
– Politiets metoder bør likevel ha som utgangspunkt at kriminelle skal tas, uten at man samtidig støter personvernet til resten av befolkningen. Det er her spørsmålet om proporsjonalitet trer så tydelig frem. Selv om belastningen den enkelte føler ved pliktmessig lagring av spor muligens er liten, vil de makrososiale kostnadene kunne være betydelige. Det at myndighetene har tilgang til vårt kommunikasjonsmønster, og dermed indirekte tilgang til kommunikasjonsinnhold, bør man ikke ta lett på. Nettopp derfor er det viktig å finne løsninger som er tilrådelig innen rammen av en moderne rettsstat, sier Aanensen.

Vilkåret for at nemndsleder skal avgjøre saken alene er at Une i den konkrete sak la til grunn at det dreiet seg om saker «som ikke byr på vesentlige tvilsspørsmål » (jf. Utlendingslovens §
38b). At Une taper sakene i retten, beviser at sakene faktisk bydde på vesentlige tvilsspørsmål.

I februar var statusen for Aksjons- og prosedyregruppa åtte seire og fire tap. Av totalt 317 behandlede søknader er 18 saker henvist til rettslig prøving. 12 av sakene har nå et endelig eller foreløpig resultat. Av de åtte sakene man har vunnet, er fire endelig avgjort. Tre av disse er omgjøring av vedtak. Av de fire sakene man har tapt, er tre endelig avgjort.

- Vi har en del ankesaker frem mot sommeren og en hovedforhandling i tingretten tidlig i mars. Prosedyregruppen er fornøyd med å ha vunnet de fleste sakene, og konkluderer med at det er grunn til å se med et kritisk blikk på silingen av saker som nemndsleder alene har tatt. Minst syv av de sakene vi har henvist til rettslig prøving, har vært avgjort av nemndsleder alene. Her mener vi at Une har vurdert feil, og at man bør bli strengere med hvilke saker nemndsleder kan avgjøre alene, sier Jan Rino Austdal, koordinator for gruppen.

Av de sakene prosedyregruppen har tapt, går argumentet om at saksøker ikke er troverdig igjen. Man ser også at alle sakene man har tapt har hatt fullmektiger som prosederende advokat.

- Utgangspunktet var at det var de mer erfarne prosedyreadvokatene som skulle prosedere disse sakene i retten, men vi har åpnet for at de skulle kunne bruke fullmektigene sine. Vi er glade for alle som vil bistå. I to av sakene som er vunnet har det vært fullmektiger som har prosedert, men ellers er det bare erfarne prosedyreadvokater bak vinnersakene. Tidligere har vi i liten grad hatt møter med klager før vi har gått videre med saken, og vi har da ikke sett på om de ville virke troverdig i retten. Fremover vil vi i større grad ha personlige møter med klientene før vi tar saken videre, sier Jan Rino Austdal.  

Politisk motivert?
Frps talsmann i innvandringssaker, Per Willy Amundsen, uttalte i Klassekampen 19. februar at det ikke var overraskende at Advokatforeningens aksjons- og prosedyregruppe vant saker mot Staten v/ Utlendingsnemnda (Une) når politisk motiverte advokater valgte de sakene de hadde størst sjanse til å vinne. Det første til at Arild Humlen og Jonas W. Myhre rykket ut et motinnlegg noen få dager senere.

”En advokat bør bare fremme saker som har rimelig sjanse til å vinnes for domstolene, noe annet er misbruk av rettssystemet. Også hensynet til klienten tilsier dette. Selv om sakene føres pro bono kan tapende part ilegges saksomkostninger. Det vil være uansvarlig overfor saksøker å anlegge saker hvor utsikter til tap er framtredende. (…) Jo bedre sakens utsikt til å vinnes er, jo åpenbart dårligere er det forvaltningsvedtaket som er fattet, og jo større er med andre ord grunnen til at vedtaket bør underkastes rettslig prøving” skrev initiativtakerne til prosedyregruppen.

Sakene – noen stikkord:

Seier 1:
• Albansk mann alvorlig skadet i bilulykke i 1998
• Dialysebehandling og nyretransplantasjon livsnødvendig
• Søker var uten økonomi til å få tilgang til helsetilbudet  i hjemlandet eller nabolandet.
• UNE-avslag: Det ”jobbes med strategi” for å bedre helsetilbudet.
• Resultat: vedtaket omgjort før stevning.

Seier 2:
• Mor og sønn fra Usbekistan søkte asyl 2003
• Anført forfølgelse pga etnisitet og religion, samt omfattende psykiske problemer
• Ureturnerbare fordi de ikke lenger var usbekiske statsborgere
• PU forsøkte å verifisere deres identitet via ambassade i Riga
• Avgjort av nemdleder alene
• Advokat Knut Rognlien tok saken
• RESULTAT: UNE anerkjenner at tvilen om sikkerhetsrisikoen bør komme søkerne til gode. Sønnens helsesituasjon er også vektlagt. Vedtaket omgjøres og det innvilges ot.hum. sept 2008.

Seier 3:
• Etiopisk journalist ble arrestert og torturert for skriverier i en regimekritisk avis.
• Han flyktet til Norge, hvor han fortsatte medievirksomheten via nettradio, drift av blad for eksil-etiopiere, medlemskap i partiet CUD, etc.
• Behandlet av nemnd med personlig fremmøte. 4 omgjøringsbegjæringer avslått.
• Advokat Thomas Horn i Schjødt tok saken
• RESULTAT: Retten fant at søkeren var vernet mot retur iht utlendingsloven § 15 første ledd første punktum. UNEs vedtak ble kjent ugyldig.
• Saken er anket. Ankeforhandling i mai 2009.

Seier 4:
• Iransk kurder søkte asyl i 2004.
• Han hadde vært aktiv i opposisjonspartiet KDPI i Nord-Irak.
• UNE mente bl.a. at hans aktivitet som peshmerga for KDPI i Irak, (kokk, sjåfør, mv), ikke tilsa at iranske myndigheter ville forfølge ham ved en retur.
• Behandlet av nemndleder alene.
• Advokatene Arild Humlen og Jonas Myhre tok saken
• RESULTAT: Retten fant at det foreligger reell forfølgelsesrisiko ved retur. UNEs vedtak ble kjent ugyldig. Søkeren har krav på returvern.
• Staten anket, men har nå trukket anken.

Seier 5:
• Etiopisk kvinne søkte asyl i 2003.
• Hun har vært politisk aktiv ulovlige opposisjonsparti etter ankomst til Norge – sur place-virksomhet.
• Hun er en av svært få kvinner som er profilert i forbindelse med utenlandsk opposisjonsvirksomhet.
• Behandlet i nemnd med personlig fremmøte.
• Advokat Terje Granvang hos Artntzen de Besche tok saken.
• RESULTAT: Feil i det faktiske grunnlaget for vurderingen av utl. § 8.2. førte til at vedtaket ble kjent ugyldig ved dom 11.09.2008.
• Staten har anket saken. Ankeforhandling 23. april 2009.

Seier 6:
• Iransk kvinne søkte asyl i 2003.
• Hadde blitt mishandlet av sin ektemann gjennom en årrekke, ble holdt innesperret i huset og utsatt for vold.
• UNE mente hun ikke var troverdig, og at iranske myndigheter hadde evne og vilje til å beskytte henne.
• Avgjort av nemndleder alene.
• Advokatfullmektig Knut-Erik Jakhelln i Simonsen prosederte saken.
• RESULTAT: Retten fant at hun ikke kunne stole på iranske myndigheters beskyttelse mot overgrepene, at hun var medlem av en "spesiell sosial gruppe", og at hun dermed hadde krav på asyl.
• Dommen, som er av 06.11.2008, er anket.

Seier 7:
• Etiopisk mor med barn søkte asyl i 2002.
• Hun fryktet at de ville bli utsatt for forfølgelse på bakgrunn av farens støtte til Eritrea i konflikten med Etiopia. Familien ble overvåket og arrestert, og hun ble utsatt for voldtekter. Barnets far er derfor ukjent.
• Avslag behandlet av nemndleder alene.
• Advokat Geir Hovland hos Reiss-Andersen & Co tok saken og sendte stevning.
• UNE innkalte til nytt nemndsmøte med personlig fremmøte.
• UNE fant i sin vurdering at tidligere vedtak hadde lagt til grunn feil faktum i forhold til tilknytning i hjemlandet. Barnets tilknytning til riket var heller ikke tilstrekkelig hensyntatt.
• Oppholdstillatelse innvilget til mor og barn 28.11.2008 på humanitært grunnlag.

Seier 8:
• Iransk kvinne søkte asyl i 2004 og fikk innvilget asyl på bakgrunn av fare for forfølgelse på grunn av seksuell legning.
• Kvinnen hadde vært i lesbiske forhold, og under trussel om drap forlatt landet.
• I Norge giftet hun seg, og fikk barn med en mann. I tillegg ble hun omvendt til kristen tro. Asyltillatelsen ble tilbakekalt.
• Avgjort av nemndleder alene.
• Advokatfullmektig Kjersti Cecilie Jensen ved advokatfirmaet Hjort prosederte saken.
• RESULTAT: Retten fant at det ikke lenger er grunnlag for asyl eller returvern.
• Ved prøvingen av UNEs vurdering av utl. § 8.2 fant retten at UNE ikke i tilstrekkelig grad hadde vurdert den faren som fremdeles forelå ved en retur.
• Risiko knyttet til konvertering ikke tilstrekkelig vurdert.
• Hennes helsesituasjon og muligheter for behandling i Iran ikke tilstrekkelig utredet.
• Hensynet til hennes datter ikke tilstrekkelig vurdert.
• ”Klart urimelig” at UNE ikke har vektlagt 5 års tilknytning og bra nettverk.
• Samlet foreligger det helt kvalifiserte rimelighetsgrunner for opphold. Deler av vedtaket settes tilside som ”åpenbart urimelig”. Dommen er fra 14. januar 2009.

Tap 1:
• Iransk ektepar søkte asyl i 2003.
• Mannen hadde arbeidet for et ulovlig kurdisk parti, samt deltatt i flere studentdemonstrasjoner. Myndighetene skal ha identifisert ham og forsøkt å oppspore ham før de flyktet.
• Avslag gitt av nemndleder alene.
• Advokatfullmektig Øyvind Andersen i Wikborg Rein prosederte saken.
• Søkerens troverdighet var hovedspørsmålet.
• Enkelte elementer knyttet til hans formidling og oppbevaring av løpesedler virket uforståelige for retten, som også la vekt på noe skiftende forklaringer om hans tilknytning til KDPI og hans rolle.
• Staten ble derfor frifunnet.
• Saken er anket av søkerne. Ankeforhandling 17.-18. februar 2009.

Tap 2:
• Iransk familie søkte asyl i 2002/2005.
• Mannen anførte å ha vært politisk aktiv i partiet Khabat i Iran, med påfølgende forfølgelsestrusler mot seg og kona. Skal ha blitt arrestert og mishandlet flere ganger.
• Behandlet i nemnd med personlig fremmøte.
• Advokatfullmektig Ingeborg Gjølstad i Thommesen prosederte saken.
• Retten kritiserte UNEs lettvinne behandling av kvinnens asylgrunnlag.
• Retten legger til grunn at Landinfo ville ha kjent til Khabat dersom det fantes.
• Retten festet ikke lit til søkernes troverdighet. Staten ble dermed frifunnet.

Tap 3:
• En kongolesisk kvinne søkte asyl i 2001.
• Hun hadde deltatt i en studentdemonstrasjon ved universitetet i Kinshasa, hvorpå hun ble arrestert, slått og voldtatt av forskjellige politimenn. Rømte fra fengsel, men det er igjen utstedt arrestordre på henne.
• Avisartikkel viser at hun ble arrestert og truet.
• Avslag gitt både av nemndleder alene og nemnd med fremmøte.
• Advokatfullmektig Ann Bergebakken hos Ernst & Young prosederte saken.
• RESULTAT: Retten tvilte på hennes forklaring rundt studentopptøyene.
• Dessuten var det trolig ingen fare ved en retur i dag, såpass lenge etter.
• UNE hadde oppfylt sin utredningsplikt ved å forsøke å verifisere artikkelen, samt vurdere omfanget av seksualisert vold i fengsel.
• Staten frifunnet.

Tap 4:
• En etiopisk kvinne søkte asyl i 2001.
• Hun var aktiv i OLF-bevegelsen både i hjemlandet og som asylsøker i Norge.
• Hun hadde blitt holdt fengslet uten dom i to år, og blant annet blitt voldtatt flere ganger.
• Behandlet i nemnd med personlig fremmøte.
• Advokatfullmektig Kristen Vegge fra Wiersholm prosederte saken.
• RESULTAT: Retten mente at hennes historie var vag og lite detaljert.
• Retten trodde ikke at hennes aktiviteter for motstandsbevegelsen var av så omfattende karakter at myndighetene ville forfølge henne ved en retur.
• Staten frifunnet i dom 30. januar 2009

Førstelagmann Kjell Buer i Frostating la an en humoristisk tone da han innledet sitt foredrag om kommunikasjon og kreativitet i ankeprosessen for en fullsatt sal under Rørosseminaret. Han åpnet med å forklare at Frostating dekker et stort område med begge Trøndelagsfylkene og Møre. – Vi er en reisende domstol, sa han, før han fortsatt med å fortelle at om nordtrøndere ikke sier stort, så greier sjelden sunnmøringene å holde munn. – De står for 40 % av de sivile ankesakene i Frostating. Det er mye mer enn befolkningsgrunnlaget skulle tilsi, sa Buer. – Til gjengjeld er det mye avansert juss på Sunnmøre, fiskerier, verft og internasjonale forbindelser. I Trøndelag er ikke næringslivet så avansert. I snitt har vi ett eller to dommerlag på reise hver uke, sa Buer. Frostating har 18 dommere, fire ekstraordinære dommere og en konstituert.

Kjell Buer fortalte at de har hatt en kraftig økning i antall sivile saker, mens det til gjengjeld har vært stillere i straffesakene. – Politiet har vært så travle med å gå i tog og det er få få påtalejurister, spøkte Buer. Han var likevel bekymret for at det kunne komme en økning antall straffesaker.

Frostating er kjent for effektiv drift og kort behandlingstid. Buer fortalte om bakgrunnen for effektiviseringsprosessen som har gitt resultater. Tidligere hadde lagmannsretten opptil 16 måneders behandlingstid.
– Tanken var å etablere et mål om at vi skulle greie det på 6 måneder med 12 måneder på to instanser i sivilsaker. På denne måte greide vi å etablere en konkurrent til voldgiftssakene. Det er 20 år siden målet ble nådd, sa Buer. – For 10 år siden laget vi retningslinjer for behandling av ankesaker.
– Det gjøres mye dårlig advokatarbeid i ankesaker, sa Buer og så skarpt over brillekanten på advokatene. Noen lager nydelige anker, andre bare kaster den inn akkurat på fristen. Slike hastverksanker overholder ikke kravene og saken blir avvist. Ankene skal være komplette og komprimerte, tordnet Buer. – Det skal de av hensyn til egen klient, motparten og retten.

Buer understreket at det er mye bedre å lage en skikkelig anke, fremfor å måtte trekke alle sakens punkter om igjen i retten. – Legg på et par timer i arbeidet med ankeerklæringen, slik at alt er med. Det tvinger motparten til å forholde seg til sakens hovedpunkter og det er en viktig informasjonskilde for retten. En ankeerklæring kan være så bra at det bare gjenstår å bli enige om en tidsplan, sa Buer.

Detaljene er viktige
– Lag en tittel på erklæring som sier noe om saken, for eksempel Barnefordeling eller grensetvist. Redegjør konsist og komprimert om ankegrunnen, om det dreier seg om saksbehandling, juss eller faktum. Få med den faktiske og rettslige begrunnelsen som påberopes, sa Buer.
– Hvis saken avvises fordi advokaten har gjort en dårlig jobb med ankeerklæringen, er det bare å ringe forsikringsselskapet sitt, formante Buer.
– Mange lar fullmektigen lage et utkast og sender det til retten. Vi vil ikke ha utkast, vi vil ha komplette og komprimerte ankeerklæringer, gjentok Buer. – Og husk at vi vil ikke ha prosedyren. I gamle dager da vi brukte spritduplikator for å kopiere, var vi kresne med papir. Nå kopieres det digre papirbunker. Komprimert og Komplett – de to K’er, messet Buer.

Tilsvar og motanke
– De samme kravene gjelder tilsvar og motanke, understrekte Buer. Og skal du anke til Høyesterett, må du huske å finne den juridiske nøtta. Det er den Høyesterett er interessert i å tygge på. Da er det håp om å komme gjennom nåløyet, sa Buer.

Berammelse
Førstelagmann Buer fortalte at Frostating berammer i løpet av en uke etter at papirene er kommet til retten og at det sjelden tar mer en tre måneder å få saken opp.  – Ta telefonen når vi ringer for å beramme, sa Buer. – Noen advokater gjør seg aldeles utilgjengelige. Sørg for at
Sekretæren har kalenderen din, hvis det er så vanskelig å ta telefonen, sa han.

Populært seminar
Seminaret på Røros var så fulltegnet at det ble oppfordret til å dele rom for å få plass til alle. Det er Trøndelag krets i Advokatforeningen som arrangerer seminaret i samarbeide med Frostating og Trondheim Tingrett. Seminaret lå nede i mange år, før det ble revitalisert i fjor med hovedtema tvisteloven. Også i år tok man opp tvisteloven og så på erfaringene etter ett år med den nye loven.

– Vi har inngått en lokal avtale med våre advokatfullmektiger, eller rettere sagt de som ikke er faste advokater. Det forteller advokat Sam Harris som er styremedlem hos BA-HR. Avtalen er mellom firmaet og ansatterepresentanter.
– Kontorpersonalet har sin egen avtale som alltid har fulgt arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Harris forteller at lokalavtalen er bygget på arbeidsmiljølovens bestemmelser om gjennomsnittsberegning av arbeidstid over perioder og makismal lengde på en arbeidsdag osv. – Det er en kompleks avtale som er gjensidig klargjørende, forteller Harris til Advokatbladet. – Man kan i enkelte tilfeller ha en 16 timers dag, og vi antar at man får gjort mye på 16 timer. Det er jo også et spørsmål om hvor godt man tenker etter 16 timers innsats, sier Harris.  Avtalen ble inngått i februar i år.

Ingen lokalavtale hos
Wiersholm så langt

– Vi har ingen lokalavtale hos oss så langt, sier Erik Thyness, managing partner i Wiersholm. – Vi vurderer alle opsjoner på det nåværende tidspunkt.
– Hvordan ser dere på å inngå en avtale?
– En tariffavtale kan gi mer fleksibilitet, sier Thyness, men vi har ikke noe tidsperspektiv på når vi eventuelt ønsker å få en avtale i havn 

 – NJ vil gjerne bistå i forhandlinger

– Vi er kjent med at det er inngått en lokal tariffavtale mellom den lokale husforeningen i BA-HR og arbeidsgiver. Vi kjenner ikke innholdet i avtalen i detalj og har heller ikke bistått i fremforhandling av denne avtalen. Etter hva vi vet er det imidlertid en avtale som utelukkende regulerer arbeidstid, uttaler advokatfullmektig Magnus Buflod i Juristforbundet til Advokatbladet.
– Vi ønsker med vårt tariffarbeid å bidra til en sunnere bransje hvor arbeidstakeren opplever større grad av forutberegnighet og mulighet til å forbli advokat gjennom livets ulike faser. Selv om lokale avtaler bidrar til lovlig arbeidstid, kan vi ikke se at denne type avtaler ivaretar de ansatte på en så god måte som vi ønsker sier Henry Tengelsen, leder for styret i NJ-Privat.
– Vi jobber derfor for etablering av lokale bedriftsgrupper som med bistand fra oss kan fremforhandle lokale avtaler som bedre balanserer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, uttaler Buflod.

Inspeksjonen innledes med et møte der ledelsen og vernetjenesten skal være representert. Så vil Arbeidstilsynet gjennomføre samtaler med utvalgte arbeidstagere. Et slikt intervju tar 15-20 minutter.
I ett av varslene heter det: ” Vi har med bakgrunn i oversikt over arbeidstakere på selskapets internettsider plukket ut ti personer (advokatfullmektiger – red.anm.) vi ønsker å intervjue. Vi ber om at arbeidsgiver ser til at syv av disse er tilgjengelige.”
Begge firmaer har meldt tilbake til Arbeidstilsynet at både ledelse og ansatte er tilgjengelige.

Møter med Arbeidstilsynet

Advokatforeningen har hatt møte med Arbeidstilsynet i forkant av tilsynene som er varslet i advokatbransjen. - Arbeidstilsynet har hittil varslet to tilsyn i advokatbransjen. Vi mener det er viktig med dialog, både for å fremme bransjens syn og for å høre hvordan Arbeidstilsynet planlegger sine tilsyn, sier Advokatforeningens generalsekretær Merete Smith. I møtet bekreftet Arbeidstilsynet at tilsynene vil gjelde arbeidstid og grensen mot "særlig uavhengig stilling".

De varslede tilsynene i to advokatfirmaer vil bli avholdt i løpet av mars 2009. Eventuelle vedtak vil foreligge etter påske. De konklusjoner som trekkes ved disse tilsynene, vil avgjøre den videre fremdriften for eventuelle tilsyn hos andre firmaer. Arbeidstilsynet har tidligere antydet at det kan komme til sammen ti tilsyn i advokatfirmaer, men dette er kun en antydning om mulig omfang. Uansett har Arbeidstilsynet sagt de vil avholde et nytt møte med Advokatforeningen for å foreta en oppsummering, før det eventuelt foretas nye tilsyn i advokatfirmaer.

- Advokatforeningen bidrar gjerne med råd og veiledning, og vi ber både advokatfirmaer og enkeltmedlemmer om å ta kontakt for å få råd i forhold til regelverket og i forbindelse med forberedelser til tilsyn mv, sier Merete Smith.

- Advokatforeningen ønsker også dialog med Norges Juristforbund om arbeidstidsspørsmålene i bransjen, sier Smith

De så bemerkelsesverdig fraiche ut. Snakker de om arbeidstid og overtid og vilkår?

– Klart vi snakker om det, men det er ikke sånn at dette er noe hovedfokus. Det sier alle tre. Når de møter studiekamerater er det naturlig å snakke sammen om vilkår, om lønn, om bonus og kolleger. Som alle andre.

Klart de jobber mye.
– De som begynner i ett av de store advokatfirmaene er klar over at det jobbes mer der enn andre steder, sier Ingeborg Gjølstad. De andre to er enige.
– Jeg tror ikke arbeidspresset jevnt over vil bli så mye mindre om vi får en lokalavtale som regulerer arbeidstiden, sier Kaare Christian Tapper. – Kan hende at toppene blir litt mindre krevende, men partnerne jobber jo også mye, like mye som fullmektigene.
– Det er toppene som er morsomme, sier  Sagstad . – Når du får være med på en spennende sak som krever mye.
– Det er det mest lærerike, sier  Gjølstad . – Å være en del av et team som jobber med en utfordrende  sak.

– Er dere særlig selvstendige?
– Det vil variere mye fra advokatfullmektig til advokatfullmektig, mener Gjølstad. – I noen typer saker er du alene og har alt ansvaret, i andre saker er du en del av et team.  
– Når du kommer rett fra juridikum, vil det kanskje ta en liten stund, før du er over den første fasen av opplæring, men etterhvert blir du ganske selvstendig, sier Sagstad.
– Jeg ble kastet rett ut i et stort prosjekt alene med en gang jeg kom til Wikborg Rein, forteller Tapper.

Lønn etter avtale?
Når vi antyder at fullmektiglønnen  for nyutdannede ligger på ca 400.000 kr i året, nikkes det rundt bordet. Men alle tre har bonusordninger på toppen. –  For enkelte kan bonusen utgjøre et vesentlig tillegg til fastlønnen, om man har stått på mye og gjort en god jobb, forteller Gjølstad. Alle tre forteller at bonussystemet har faste kriterier og noen ikke faste. Hos Thommessen utbetales bonus to ganger i året etter innsats og timer og noen ganger litt ekstra om ledelsen er ekstra fornøyd.
Noen advokatfullmektiger får ikke bonus i det hele tatt fordi de velger å arbeide mindre slik at innslagstallet på timer ikke slår inn for bonusutbetaling. 
Alle tre er usikre på spørsmålet  om ikke advokatfullmektiger tjener bedre i mindre firmaer. Men de ser verdien av å  få  førsteklasses opplæring,  kjente firmanavn på CV’en og kunnskapsoverføring fra de beste advokatene.

Har de fritid?
– Er det mulig å spille bridge hver tirsdag når man er advokatfullmektig i et stort firma?
Da kommer det for en dag at Tapper spiller fotball hver mandag, Sagstad har fått seg 15-20 turer med ski på bena etter arbeidstid på vanlige hverdager og Gjølstad  treffer venninner hver tirsdag.
Alle er enige om at de er fleksible. Toppene krever sitt, men det er også slakke dager og perioder innimellom. Det er ofte travelt frem mot feriene, alt skal være ferdig og avsluttet til feriene. Men så er det rolig igjen.  – Jeg har kanskje 3-4 topper i året der jeg jobber mye 2-3 uker i strekk, sier Tapper.

Har de fremtid?
– En læretid hos de store advokatfirmaene åpner mange muligheter, mener Tapper som har to generasjoner advokater bak seg. – Om jeg skulle ha skiftet jobb til et annet firma, ville det ikke vært fordi jeg gikk 100.000,- opp i lønn, men fordi det åpnet seg muligheter i forhold til fagfelt og oppgaver jeg ville vært mer interessert i.
– Begge mine foreldre er jurister, forteller Gjølstad.  – Jeg opplevde at de arbeidet mye, hadde spennende og utfordrende jobber som de trivdes i.   Det inspirerte. Gjølstad har ingen problemer med å tenke seg en fremtid som advokat – også med familie. – Da er det snakk om beinhard prioritering, men jeg ser jo at andre greier det, sier hun.
Sagstad visste at han ville bli advokat allerede som barn. Faren er advokat, og når kameratene drømte om å bli brannmenn eller politi, ville Christian Sagstad bli advokat.

Advokatfullmektig Ingeborg Gjølstad
Juridikum 2006
Advokatfullmektig hos Thommessen
Prinsipal: Kim Dobrowen
Prosedyrebakgrunn: har en sak, en sak er berammet i juni
Arbeider med M&A og Kapitalmarkeder

Advokatfullmektig Kaare Christian Tapper
Juridikum 2005
Advokatfullmektig hos Wikborg Rein
Prinsipal: Leif Petter Madsen
Prosedyrebakgrunn: har tre saker
Arbeider i firmaets virksomhetsgruppe for Corporate

Advokatfullmektig Christian  G.  Sagstad
Juridikum 2007
Advokatfullmektig hos Thommessen
Prinsipal Hans Cappelen Arnesen
Prosedyrebakgrunn: har ingen saker foreløpig
Arbeider med M&A og Kapitalmarkeder

Personopplsyningsloven slår i § 28 fast at:
"Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes." Bestemmelsen gjelder personopplysninger.
 
Bokføringsloven § 13 medører at regnskapsmateriale som opplistes i første ledd punktene 1 til 4 skal oppbevares i 10 år.
 
Hvitvaskingsloven § 8 inneholder bestemmelser om plikt til oppbevaring av nærmere angitte opplysninger i fem år etter at kundeforholdet er opphørt eller en transaksjon er gjennomført. I tillegg foreligger det en plikt til å slette opplsyningene innen ett år etter at oppbevaringsplikten er utløpt.
 
De kryssende reglene skulle tilsi at man ble nødt til å gjennomgå saksmappene fra tid til annen for å luke ut informasjon som etter sin art faller inn under de ulike reglene om sletteplikt. Dette fremstår som rimelig upraktisk.
 
I tillegg kommer advokatenes egne behov. Advokaten bør sikre seg dokumentasjon med henblikk på eventuelle søksmål e.l. fra klienter. I så henseende er foreldelsesreglene relevante. Til slutt bør det kunne sies at det ofte foreligger andre legitime behov for å ta vare på dokumentasjon i en sak. Det kan være snakk om et langvarig klientforhold, hvorunder advokaten besitter viktig informasjon på vegne av klienten, behov for å kunne ta opp tråder fra saken i fremtidige saker, og til slutt kan det være vanskelig å fastslå et definitivt tidspunkt for når saken/tvisten er over. Disse hensynene kan muligens sees på som å falle innunder "formålet med behandlingen" i personopplysningsloven § 28.
 
Advokatforeningen og Tilsynsrådet har etter en totalvurdering anbefalt advokater å lagre klientarkiv i 10 år. Avhengig av dokumentets karakter kan lengre lagringstid være påkrevet. Dette er begrunnet ut ifra en analogi av bokføringsloven § 13. Det foreligger med andre ord ikke en særskilt hjemmel.

Forskjell på sivile saker og straffesaker

I sivile saker er saksdokumentene klientens eiendom. Det skriver advokat Anders Brosveet hos advokatfirma Elden.
Dette innebærer at klienten kan kreve dokumentene utlevert, hvoretter advokaten etter mitt skjønn ikke har noen oppbevaringsplikt. Det er jo typisk det som skjer når en sak overtas av en annen advokat. Vi praktiserer dog at vi alltid skal beholde kopi av egne brev i sivile saker, med mindre det er åpenbart uten interesse. I den grad det skulle foreligge risiko for klage / pågang fra klienten overfor oss må vi selvsagt beholde kopi av samtlige relevante dokumenter uavhengig av om dokumentene utleveres til klienten.

I praksis vil jeg mene at så lenge dokumentene er klientens eiendom, må man i prinsippet ha klientens samtykke til å makulere. Slikt samtykke vil normalt kunne være stilltiende så lenge det har gått flere år etter at saken er avsluttet, det ikke er nærliggende at dokumentene vil få betydning som bevis senere, og klienten ikke har vist interesse for dokumentene. I den grad klienten positivt forutsetter at advokaten skal oppbevare dokumentene ”for ever” må jo advokaten etter omstendighetene ta seg betalt for arkivplass og administrasjon.

I den grad klienten ikke ønsker makulering, må advokaten kunne sende dokumentene til klienten, evt sette frist for henting.

Regnskapsdokumentasjon og hvitvaskingskontrolldokumenter må på den annen side anses som advokatens eiendom, og behandles i tråd med de særlige regler.

Hva gjelder straffesaker er det annerledes, i hvert fall hva gjelder politidokumentene. Disse er ikke klientens eiendom. Ikke minst er det kun kopier, der originalen er arkivert hos politiet og kan kreves utlånt til klienten så lenge vedkommende har rettslig interesse. Unntatt er imidlertid personaliadokumenter. Vi praktiserer derfor at politidokumenter med unntak av dom i saken samt personaliadokumenter makuleres så snart det ikke er praktisk behov for dem, og regelmessig 1 år etter at saken er arkivert.

Andre dokumenter enn politidokumenter – f.eks. korrespondanse mellom advokat og klient samt bevismateriale o.l. overlatt advokaten fra klienten – må i prinsippet vurderes på linje med dokumenter i sivile saker. Etter omstendighetene vil det imidlertid regelmessig måtte innfortolkes å foreligge samtykke til makulering dersom det ikke er tale om dokumenter som kan tenkes å bli av betydning senere, f.eks. ifm begjæring om gjenopptakelse, sivile saker i kjølvannet av straffesaken e.l.

Dette er viktige spørsmål som fortjener en klargjøring, f.eks. i RGA. Særlig vil det være nyttig om man fikk en generell retningslinje om at med mindre klienten uttrykkelig ber om noe annet, kan dokumentene makuleres etter 10 år.

Advokatforeningen med huskelister

Informasjonen i form av huskelister er tilgjengelig på www.advokatforeningen.no. Her finnes en huskeliste utarbeidet av advokat Therese Fevang for Advokatforeningen. Den gir grunnlag for å kunne sjekke firmaets etterlevelse av personopplysningslovens § 14, og hjelp til å etablere nødvendige rutiner.
Advokat Eva Jarbekk hos Brækhus Dege har utviklet et kurstilbud i samarbeid med Advokatforeningen og Juristenes Utdanningssenter. Her er det de konkrete spørsmålene som stilles og besvares: Hvordan skal vi behandle bærebare PC’er og mobiltelefoner? Hvilke konsekvenser kan synkronisering av PC og mobiltelefoner få for personvernet? Hvordan og når kan vi kommunisere via usikret epost? Hvilke krav stilles det til skriftlige, interne retningslinjer? 

– Det finnes ingen standard for kryptert e-post i markedet, men en rekke enkeltløsninger og tilbydere som man kan velge å bruke. Du er helt avhengig av at den du sender eller kommuniserer med, har samme løsning som deg selv. Derfor er ikke kryptering så greit hvis du kommuniserer med mange. Det beste er å ha standardiserte løsninger som gjør at virksomheter, uavhengig av bransje kan samhandle trygt. En annen løsning er en felles sikkerhetsportal, for eksempel mellom domstoler og advokater.

Tre huskeregler
Datatilsynet har en del generelle veiledninger på sine hjemmesider. Eriksen opplyser imidlertid at Datatilsynet ikke har ressurser til å lage enkle veiledninger for hver enkel bransje, men oppfordrer advokatene til selv å lage bransjespesifikke standarder og veiledninger. Et problemområde for mange advokater er hjemmelen som pålegger bedriftene å slette data. Denne sletteregelen viker for andre lover og regler med høyere rang. Usikre
advokater får en enkel huskeregel av Eriksen:

– PC’er som skal kastes må tømmes for informasjon av folk som kan det. Det holder ikke med sletting av dokumenter i Windows. For kopimaskiner gjelder det samme. All informasjon på harddisken må slettes av folk som kan dette. Sletting av data når folk slutter i firmaet er også viktig. Da må PC’en gjennomgåes og alt av private ting vedkommende har hatt, skal slettes. Når det gjelder klientopplysninger må man anta at dette sendes videre til andre i firmaet som overtar klienter/arbeidsområder. Når det skal slettes, må man ikke glemme å slette på sikkerhetskopier også.

Datalagring er et annet problem som ofte kommer opp. Eriksen har en enkel huskeregel også for dette:
– For fast pc på kontoret holder det med et vanlig passord. Bærbar pc som er ute i bruk må krypteres. Det vil si en programvare og et passord som gjør at innholdet på PC’en er utilgjengelig med mindre du har dette passordet. Vanlig passord holder ikke. Og for sikkerhets skyld – ikke klistre passordet på baksiden av pc’en! Kopimaskiner, også multitaskmaskinene har harddisker med minne og lagrer kopi av alt du kopiere og printer og fakser. Når minnet renner fullt, begynner den å slette bakfra, slik at man ved normal bruk har siste halvårs kopier liggende i harddisken på kopimaskinen. Alt må slettes sikkert og særlig er dette viktig ved leasingmaskiner.

Sist, men ikke minst ber Eriksen advokatene huske på at noen må ha ansvaret for at rutinene blir fulgt:
– Internkontroll er et ledelsesansvar og alle avvik skal rapporteres til ledelsen. Det er en prosess å få dette på plass, og få det til å bli etterlevd og fungere i det daglige arbeidet. Avvik må håndteres fortløpende. Datatilsynet kan gi tvangsmulkter om ikke pliktene overholdes.
Internkontrollen er egentlig en oversikt over rutinene for behandling av de forskjellige lovpålagte oppgaver i et firma. For et advokatfirma er det viktig å gå gjennom alle ansatte og vurdere om de har slike arbeidsoppgaver at de skal ha tilgang til personopplysninger. Dette skrives ned og er en del av internkontrollen. Man må vurdere hvert enkelt tilfelle, det kan ikke være flat tilgang for alle på kontoret, understreker Eriksen.

- Vi var vel heller ikke fullt ut klar over i hvor stor grad mangel på sikker e-post var et problem for advokatene. På mange måter er advokatene er kommet uforskyldt oppi dette. Alle har de lyst til å bruke e-post av effektivitetshensyn, men så mangler det altså sikre samhandlingsløsninger. Problemet må langt på vei sees på i et makroperspektiv, uavhengig av enkeltbransjer. Datatilsynet sendte i 2007 et brev til regjeringen der vi påpeker mangel på infrastruktur for sikker elektronisk samhandling. Som man ser av kontrollrapportene, rammer dette også samhandling mellom advokater, påtalemyndigheter, domstoler og forvaltning. Datatilsynet har ment at istedenfor at hvert advokatkontor og andre virksomheter skal bruke mye penger på å sikre seg, burde man sett samfunnsøkonomisk på dette. Tilsynet mener derfor at regjeringen med fordel kunne ta et noe større ansvar for eksistens av slik infrastruktur . Vi har også sagt at vi usikre på om det planlagte samtrafikknavet, vil dekke advokatenes behov. I utgangspunktet er navet avgrenset for offentlige sektor. Advokatene vil i så fall ikke uten videre komme inn under dette prosjektet. Når vi har snakket med Fornyings- og Administrasjonsdepartementet, har vi fått inntrykk av at konseptet i all hovedsak dekker forvaltningen og at for eksempel advokatene må komme opp med egne løsninger. Det kan se ut som om det er Justisdepartementet som sitter med nøkkelen her. De har hatt et prosjekt om elektronisk samhandling i straffesakskjeden som muligens kan gi noen egnede løsninger, sier Aanensen som bedre enn de fleste vet hvilken risiko utsatte bransjer som advokatbransjen setter seg i ved å bruke usikre løsninger som mail, mobil og fax for å sende sensitiv informasjon.
– Jeg frykter selvsagt de store skandalene. Når det først smeller vil folk vende blikket mot bransjen som helhet og lure på hvordan det egentlig står til hos de enkelte firmaene, sier Aanensen. – Da er det en fordel å ha orden i eget hus, fortsetter han

Datatilsynet har planer om å invitere Advokatforeningen til et møte der man skal se på resultatene fra de fire tilsynene som har vært. Man er særlig opptatt av å bedre situasjonen der mange advokater bruker bærbare PC’er og mobiler som ikke er sikret. At mange firma oppevarer sikkerhetskopier i mange år er også ting Datatilsynet vil ta opp. Dessuten må man klargjøre ansvaret innenfor kontorfellesskap og partnerskap, slik at en av advokatene eller partnerne har ansvaret for IT-rutinene. Etter møtet med Advokatforeningen vil Datatilsynet vurdere om de skal utvide kontrollen til et bredere utvalg advokatfirmaer.
– Vi vurderer å gå videre med flere kontroller til høsten, men det er ikke avgjort enda. Mange av advokatene vi har snakket med ønsket at Advokatforeningen skulle involvere seg mer. Det er nok en berettiget forventning til at Advokatforeningen bør mer inn på banen. Andre foreninger er aktive for å få ting gjort på en god måte, noe som også er rasjonelt for alle parter, sier Aanensen.

Datatilsynet har tidligere vært på kontroll hos advokater, men hadde denne gangen et spesielt fokus på elektronisk kommunikasjon og bruk av bærbare enheter. Målet var å identifisere eventuelle problemområder.
Brækhus Dege har god kompetanse i eget hus og klarte seg uten større merknader fra datatilsynet. De andre firmaene ble gjort oppmerksom på problemområder i advokatdriften de ikke var klar over på forhånd. 

Felles utfordringer
Det var mange av de samme punktene som gikk igjen hos de advokatfirmaene som hadde hatt tilsyn. E-post var en gjenganger. E-post er som ”postkort” å regne, og mailer med sensitiv informasjon skal krypteres før man trykker på ”send”-knappen.
Klientene må advares mot å sende sensitiv informasjon over usikret mail via hjemmesiden til advokatfirmaet, dersom firmaet skal fritas for ansvar. Advokatene må enten la være å sende sensitiv informasjon over mail, eller de må skaffe seg en krypteringsløsning, påpekes det i tilsynets rapporter.
– Vi jobber med en krypteringsløsning som vi vil tilby klientene våre. Den er rett rundt hjørnet, sier Henning Dragsnes hos Advokatfirma Strand i Trondheim som var ett av de firmaene som fikk varsel om pålegg om å endre rutinene for å sende personopplysninger på mail. 

Å kaste utstyr er ikke lett
Andre pålegg som gikk igjen var avhendingsrutiner rundt utstyr som skal kastes, sletterutiner for arkivering og kryptering av bærbart utstyr.
– Det har vært en enorm utvikling på få år, fra vi satt foran de stasjonære PC’ene på kontoret og hadde en enkel mobil å snakke i, til å jobbe hvor som helst via en bærbar PC og å være kontinuerlig tilgjengelig på mail via mobilen. At vi fikk et tilsyn, gjorde at vi tok en gjennomgang som vi burde ha hatt tidligere, sier Petter Kramås i Hestenes og Dramer.

Arkivet i vesken
Noen av dem som fikk tilsyn, slet med sletterutinene. Da Datatilsynet var på besøk hos Advokathuset Trondheim fant de ut at sikkerhetskopien for uken ble oppbevart hjemme hos eller i håndvesken til sekretæren til neste virkedag. En uakseptabel risiko, konkluderte Datatilsynet. Serverrommet til Advokathuset var heller ikke sikret, slik at uvedkommende kunne ha kommet seg inn i ”det aller helligste”. Smekklås og kodelås for både server og papirarkiv, konkluderte Datatilsynet.
– For oss var dette et nyttig besøk, og det var greit å få satt søkelyset på dette viktige temaet. Vi hadde et par rutiner som måtte endres, men ellers gikk det greit. Vi mente også tidligere at vi opptrådte rimelig i forhold til regelverket, sier Tore Angen i Advokathuset.

Lagret data for lenge
Hos Hestenes og Dramer var problemet at data ble lagret for lenge. Sikkerhetskopier som er eldre enn ett år må slettes i samsvar med personopplysningsloven. De opplysninger som slettes, må slettes over alt hvor opplysningene er lagret. Kramås i Hestenes og Dramer hadde tatt med seg egen datateknisk ekspertise på møtet med Datatilsynet.
– Selv om jeg har IT-ansvaret i huset, betyr det bare at jeg er den som kan mest av oss som kan lite. Vi bruker et firma som drifter det tekniske, og det var nyttig å ha dem med på møtet slik at han kunne stille de tekniske spørsmålene slik at vi forstod hvilke krav som egentlig ble stilt til oss, sier Kramås.

Ulovlige faxer
– Noe mange ikke er klar over, er at bruk av fax er like usikkert som å sende e-post som ikke er kryptert. I følge personopplysningsloven skal sensitive personopplysninger sladdes før faxen sendes over. Her er det ikke bare advokatfirmaene som slurver.
– Da vi satt i møte med Datatilsynet, kom det inn faxer om fem forskjellige saker fra UDI – alle proppet med sensitive opplysninger, personnummer og annet. Det er greit at vi har et ansvar, men vi er et lite advokatkontor uten IT-avdeling, og advokatene som jobber her har nok jeg å gjøre jobben sin fra dag til dag. Det er mange her som har et større ansvar enn oss, mener Kramer.
Ikke bare UDI bryter regelverket. Også fylkesmennene og domstolene ber advokatene sende over opplysninger på fax og usikret mail. ”Datatilsynet mener imidlertid at det er svært kritikkverdig at en offentlig myndighet pålegger part i saken å benytte usikre kanaler for overføring av sensitiv informasjon” skriver Datatilsynet i rapporten til Hestenes og Dramer.

Savner ”bruksanvisning”
– Datatilsynest påpekninger var enkle å utføre, og Henning Dragsnes i advokatfirmaet Strand mener at dersom man bare hadde vurdert de ulike utfordringene på forhånd, er det enkle grep som skal til. Hos Hestenes og Dramer jobbet de mer, og Petter Kramås etterlyser en bruksanvisning for korrekt behandling av personinformasjon og IKT.
–Vi brukte mye tid på dette, og tid er penger. Vi følte at vi skulle være med på å skrive en kravspesifikasjon for advokater, siden Datatilsynet også virket usikker på hvordan dette burde foregå på advokatkontorene. Det er viktig at Datatilsynet har satt i gang en slik prosess, slik at vi blir flinkere til å ta vare på personopplysningene, og jeg håper det resulterer i en bruksanvisning fra Advokatforeningen og/eller Datatilsynet om hvordan man skal gjøre dette. Om alle skal sitte og finne ut av dette på egen hånd, vil det ta lang tid, understreker Kramås.

– Advokatforeningen arbeider med disse spørsmålene, sier generalsekretær Merete Smith. –Vi har laget en veiledning for advokater og utarbeidet et kurstilbud. Vi har tatt opp problemstillingen vedrørende kommunikasjon med domstolene med DA, som nå vil gripe fatt i problemstillingen. Vi vil også ha en dialog med Datatilsynet. I tillegg gir vi konkret veiledning til advokater og firmaer som henvender seg til oss, sier hun.